все статьи

Проектный менеджмент. Форсированные проекты. Старая-новая реальность

26.02.2024
3 минуты чтения

Выступление Павла Алферова, независимого эксперта по управлению проектами и знаниями, цифровой трансформации, профессора бизнес-практики Московской школы управления, СКОЛКОВО, в рамках III Всероссийского форума по проектному управлению PROJECT MANAGEMENT FORUM 2023, 28-30 июня.

В мире существует много материалов по управлению кризисными проектами. Но там рассматривается ситуация, когда нормально идущий проект попадает в кризис. В России часто проекты сразу запускаются как кризисные. После последних геополитических событий таких проектов стало особенно много.

Расскажем о том, что такое форсированные проекты, в чем их специфика и какие инструменты и практики стоит использовать для управления такими проектами.

Содержание:

Виды проектов

Система управления форсированными проектами

Оргструктура

Нормативная база

ИТ системы и каналы связи

Механизмы управления

Виды проектов

В обычном проекте ситуация развивается постепенно, есть стабильный рост. В иных случаях проект называется кризисным.

Классификация кризисных проектов:

  • Кризисный проект 1 типа. Всё шло нормально, но вдруг что-то случилось. Возникает драматический разрыв между тем, что имеем и тем, что требуется.
  • Кризисный проект 2 типа. Постепенно нарастает расхождение деятельности и требований. Опасен тем, что его можно долго не замечать.
  • Форсированный (мобилизационный) проект. Ещё на старте известно, что существует разрыв между проектом и средой. Временные и ресурсные ограничения очень жесткие, и важно в них уложиться.

Система управления форсированными проектами

Схема управления любым проектом состоит из четырех основных элементов: оргструктура, ИТ-системы и каналы связи, нормативная база, механизмы управления. Эти элементы примерно равноценны в обычном проекте, однако в форсированном проекте из-за повышенного давления окружения, нормативная база, ИТ-системы и каналы связи становятся менее значимыми. В этой ситуации у руководителя проекта есть два основных фокуса: оргструктура и механизмы управления.

Оргструктура

Абсолютно критично для такого проекта, чтобы куратором было первое лицо организации. Если изучить исторический опыт, все мобилизационные проекты находились на особом контроле у первых лиц государства.

Для большинства проектов создавалась специальная оргструктура и это сильно помогало в реализации.

Тут важно выделить 3 уровня управления:

  • 1. Стратегический. Управляющий комитет включает всех топов, собирается часто, следит за развитием проекта. Управляющий комитет — инструмент и обычного проекта, разница состоит в периодичности сборов. Для форсированного проекта необходим сбор не реже раза в несколько недель. В обычном проекте комитет может собираться раз в месяц или реже.
  • 2. На тактическом уровне необходимо создавать штаб проекта. Штаб должен в ежедневном режиме наблюдать, что происходит с проектом. У штаба должен быть мандат (максимум полномочий) и он должен постоянно поддерживать у себя и других амбиции, веру в успех и запас здоровья.
  • 3. Операционный.
    - Команды по направлениям - лучшие эксперты.
    - Персональная ответственность участников.
    - Желательно наличие корпоративного психотерапевта.

Нормативная база

Критично, чтобы описание проекта (Project Charter) было утверждено на самом высоком уровне. Там должны быть зафиксированы ограничения и критерии успешности.

Фокус нормативной базы должен быть на исполнителях, органах управления, распределении задач, полномочий и ответственности, она фиксирует базовые положения об управляющих органах, высокоуровневые планы, RACI матрицы.

Оформление простое, наглядное, с инфографикой.

ИТ системы и каналы связи

Рекомендуется использование существующих или быстро разворачиваемых ИТ систем. К доступности и безопасности систем выдвигаются повышенные требования. Для быстрой коммуникации удобно использовать систему групп в мессенджерах.

Механизмы управления

Самый главный механизм для форсированного проекта — это механизм мотивации.

Рекомендации:

  • Очень хорошая практика — обещание команде серьезных премий (в размере 2-3 годовых окладов) по итогу проекта
  • Первые лица должны «выйти к людям»
  • Подчеркивание большой общей цели: «Заразить и Бодрить!»
  • РП в свою очередь обеспечивает моральную поддержку команды, постоянно работает в режиме один на один с членами команды, доносит им общую цель.
  • Один показательный «публичный расстрел» экономит время
  • Бытовой комфорт
     

Второй механизм — это механизм мобилизации ресурсов. Форсированные проекты крайне неэффективны, требуют очень много ресурсов, чтобы вложиться в узкие рамки. Критически важно, чтобы РП и команда проекта понимали, откуда ресурсы будут браться, как будут готовиться решения по привлечению ресурсов.

Рекомендации:

  • Проработать все доступные источники и пути добычи ресурсов. Главное – иметь доступный резерв
  • Привлечение экспертов для быстрой оценки необходимых ресурсов
  • Работа с «вилками» - минимум / максимум
  • Ввести специальные (оптимизированные) процедуры для закупки, бюджетирования, ценообразования, отчетности.
     

Рекомендации по механизму координации и интеграции:

  • Система регулярных совещаний на разных уровнях управления.
  • Договоренность о доступности ключевых участников (скорость реакции).
  • Единое информационное поле.
     

Рекомендации по планированию и распределению ответственности:

  • Обозначить ключевые критические точки (Дорожная карта)
  • Развилки и области неопределенности (гипотезы и эксперименты)
  • Приоритезация К.В.Ж.Д. (MoSCoW)
  • Поиск нестандартных решений
  • Итеративное планирование и перепланирование (ЗнИ)
  • Фокус на сроки с пониманием, что в приоритете: качество и/или деньги
     

Рекомендации по контролю:

  • Персональная ответственность
  • Частый контроль. Не только выполнено/не выполнено, но и прогноз
  • Личные инспекции высшего руководства
  • Простой проверочный вопрос на баланс трудоемкости контроля и ценности для принятия решений: «Какое управленческое решение мы можем принять на основе этой информации?»

 

 

Бизнес конференции в Москве в 2023-24 году, список в формате PDF

 

 

все статьи
Мероприятия по данной тематике
26
Июнь
cкидка 10%

Project Management Forum 2024

IV Всероссийский форум по проектному управлению
26-28 июня в рамках Project Management Forum 2024 эксперты из компаний крупного и среднего бизнеса традиционно соберутся вместе для обсуждения передовых практик проектного управления, обмена опытом и выработки видения дальнейшего развития сферы. Вас ждут реальные кейсы, дискуссии и специальный день мастер-классов.
14
Февр
cкидка 10%

PR+ Forum 2024

VIII Ежегодный Всероссийский форум профессионалов сферы PR
VIII Всероссийский PR+ Forum 2024, одно из ключевых событий в области PR в России. На конференции Вас ждут презентации и кейсы российских и международных компаний, а также важные дискуссии о проблемах и вызовах, стоящих перед PR-специалистами. Здесь Вы сможете расширить свои профессиональные знания и установить новые связи с коллегами из различных регионов России. Не упустите возможность стать частью этого значимого мероприятия и общаться с лучшими PR-профессионалами в стране. Помимо основной программы в 2024 мы вновь проведём отдельный день «PR в сфере B2B».
23
Нояб
cкидка 10%

B2B Marketing Forum 2023

VII Всероссийский форум по маркетингу в сфере B2B
23–24 ноября 2023 в Москве пройдет B2B MARKETING FORUM - единственное практическое мероприятие для директоров и руководителей сферы B2B маркетинга, где ведущие эксперты из компаний крупного и среднего бизнеса разберут ошибки и победы, и подкрепят свои идеи примерами успешных кейсов.
20
Март
cкидка 10%

Fmcg & Retail Trade Marketing Forum 2024

VII Всероссийский форум по торговому маркетингу
20-22 марта 2024 года на VII Всероссийском форуме по торговому маркетингу в сфере товаров повседневного спроса «FMCG & RETAIL TRADE MARKETING FORUM 2024» Вас ждут примеры применения новых маркетинговых стратегий, технологий и инструментов, дискуссии по ключевым темам сферы торгового маркетинга, мастер-классы от профессиональных тренеров, аналитика рынка и динамики покупательского поведения. Форум даст вам возможность не только узнать о передовых решениях и установить новые деловые контракты, но и взглянуть на розничную торговлю глазами ваших потребителей.
27
Март
cкидка 10%

VPROC 2024

VII Всероссийский форум директоров по закупкам
VII Всероссийский форум директоров по коммерческим закупкам VPROC 2024 предоставит участникам возможность обменяться опытом и знаниями с другими профессионалами в сфере закупок. Вы сможете познакомиться с новыми подходами и лучшими практиками, обсудить возможные вызовы и проблемы, которые стоят перед отраслью, и узнать о тенденциях. VPROC 2024 — это отличная возможность для профессионалов в сфере закупок получить новые знания, найти новых партнеров и наладить связи с представителями других компаний.
Мы в социальных сетях
Подпишитесь на новостную рассылку, чтобы получать по электронной почте
самую свежую информацию о специальных ценовых предложениях и конференциях
компании InterForum