все статьи

Digital-помощники: от календаря и трекеров до облачных решений и нейросетей

26.02.2024
3 минуты чтения

Выступление Полины Чанаевой, бизнес-ассистента СЕО, ЯНДЕКС.ВЕРТИКАЛИ, в рамках XI Всероссийского форума персональных ассистентов 2023 16-17 ноября.

Знание этих инструментов будет полезно всем, вне зависимости от размера компании и занимаемой должности. Они могут использоваться как в бизнесе, так и в личных целях.

Содержание:

  • Преимущества Telegram перед другими мессенджерами
  • Облачное хранилище
  • Эффективное использование календаря
  • Канбан-доски
  • Notion для личных дел и бизнеса

Преимущества Telegram перед другими мессенджерами

Telegram выполняет множество задач. В нём ведутся деловые и личные переписки, собираются группы, есть множество каналов с интересным и полезным контентом.

Полезные опции Telegram:

  • Паблики можно перенести в архив, чтобы возвращаться к ним в свободное время и не засорять рабочее пространство.
  • Отделить личное от рабочего помогут папки. А благодаря папке “новое” вы не забудете ответить на сообщения.
  • Закрепляйте самое важное в чатах и папках, чтобы не потерять.
  • Если вы часто ищете информацию внутри конкретного чата или в «Избранном», то на вооружение нужно взять хештеги. Ими можно пометить определённые темы или важные сообщения.
  • Вы можете пересылать кружочки, файлы, аудио, скрывая имя собеседника, как будто бы отправляете/записываете их впервые. Исчезает необходимость записывать новый кружок для каждого адресата.
  • Помимо дефолтного избранного для хранения информации можно создавать чат, в котором вы являетесь единственным участником, информацией для смыслового разделения. Это может быть буфер обмена, хранилище для информации и т.д.

Подборка полезных бесплатных ботов тг:

  • SaveAsBot – сохранит любой контент из Instagram*, в том числе Reels
  • contact_scanner_bot - расшифрует текст с картинки
  • RemindMegaBot – будет напоминать вам о деле, пока вы его не сделаете или не отложите. Цена символическая.

При использовании ботов соблюдайте осторожность. Если вы не знаете источник происхождения бота, не добавляйте их в рабочие группы. Такие боты могут парсить данные участников.

Облачное хранилище

У Яндекс.Диска есть несколько преимуществ:

1. Инструмент скриншота. Особенно полезна для людей, использующих ОС Windows. Для скриншота области можно задать любую комбинацию клавиш. Сразу же скриншот можно обработать с помощью таких инструментов как текст, фигуры, размытие и поделиться им, не сохраняя на компьютере.

2. Мгновенные ссылки на файлы и папки. Позволяют быстро передавать файлы или добавлять их в календарь.

Эффективное использование календаря

Лайфхаки ведения календаря:

  • Используйте календарь не только для создания встреч, но и для напоминаний
  • Если в расписании много перемещений, используйте таймслот «Едем в…»
  • Закладывайте время на отдых
  • Может быть полезна функция «Делать перерывы между встречами»: последние 10 минут от часового события будут уходить на отдых
  • Цветовое кодирование может осуществляться по разным признакам: по приоритетам, по назначению (работа, проект, личное время)

Канбан-доски

В классической версии канбан доски есть три столбца: нужно сделать, в работе, сделано. Её удобно использовать для работы вдвоем. Каждая карточка — задача, к ней можно назначить разные компоненты, исполнителя, дедлайн.

В проектной версии каждый крупный этап выделяется столбцом. Возможно создавать другие версии канбан доски, заточенные под конкретные задачи и потребности.

Достоинства метода:

  • Моментальное представление о работе команды. Как одна из форм визуального управления проектами поможет получить чёткое представление о рабочих процессах внутри коллектива.
  • Прозрачность, особенно в распределенных командах. Если ваши сотрудники работают дистанционно, у вас могут возникать проблемы с пониманием того, кто над чем работает. Канбан-доски помогут вам и команде мгновенно получать представление о том, кто что делает.

Notion для личных дел и бизнеса

Каждый день мы используем массу инструментов: заметки, документы, таблицы, канбан-доски, базы знаний. Notion объединяет их все. В нём можно самостоятельно настраивать сложную структуру структуру страниц, подстраниц. Больше всего он похож на DIY сайт.

В организации Notion может выполнять следующие функции:

  • Онбординг и регламенты для сотрудников и подрядчиков. База данных в Notion будет доступна всегда, с компьютера и телефона. Настройка в Notion очень чувствительная, позволяет сделать разные уровни доступа.
  • Рекрутинг и HR. Информация о вакантных местах.
  • Карточки сотрудников. Зона ответственности, контакты, оборудование с баланса компании.
  • Корпоративный портал. Новости, регламенты и пр.

Notion можно использовать не только в бизнесе и работе, но и для улучшения качества личной жизни.

Плагин Notion для браузера позволяет сохранять любую информацию из интернета в личную базу данных, где ничего не потеряется.

Возможности Notion:

  • Плагин Notion для браузера позволяет сохранять любую информацию из интернета в личную базу данных, где ничего не потеряется\
  • Доски и датабазы для прозрачности статуса своих задач
  • Сохранение идей
  • Использование системы «Getting things done»

*Признана экстремистской организацией и запрещена на территории РФ.

 

Бизнес конференции в Москве в 2023-24 году, список в формате PDF


#pa #personalassistant #персональныеассистенты #личныепомощники #форумперсональныхассистентов #interforum #interforums

все статьи
Мероприятия по данной тематике
21
Нояб
cкидка 10%

Форум персональных ассистентов 2024

XII Всероссийский форум ассистентов и секретарей первых лиц компаний
Крупнейший профессиональный форум в России и странах СНГ, ориентированный на персональных ассистентов и секретарей высшего руководства. Профессиональные ассистенты и опытные бизнес-тренеры поделятся с участниками знаниями о профессиональной деятельности, мастерству межличностных коммуникаций с руководством и коллегами, а также секретами личностного развития.
11
Сент
cкидка 10%

КОРПОРАТИВНОЕ ОБУЧЕНИЕ
И РАЗВИТИЕ ПЕРСОНАЛА 2024

VII Всероссийский форум по обучению и развитию персонала
На фоне падения количества свободных кадров на рынке труда до минимальных значений, сегодня бизнесу необходимо максимально эффективно распределять бюджет на обучение, а также в целом уделять большее значение воспроизводству профессиональных кадров внутри компании. 11-13 сентября в рамках VII Всероссийского форума Корпоративное обучение и развитие персонала 2024 мы рассмотрим передовые практики обучения и обсудим ключевые вызовы встающие перед профессионалами сферы сегодня.
14
Февр
cкидка 10%

PR+ Forum 2024

VIII Ежегодный Всероссийский форум профессионалов сферы PR
VIII Всероссийский PR+ Forum 2024, одно из ключевых событий в области PR в России. На конференции Вас ждут презентации и кейсы российских и международных компаний, а также важные дискуссии о проблемах и вызовах, стоящих перед PR-специалистами. Здесь Вы сможете расширить свои профессиональные знания и установить новые связи с коллегами из различных регионов России. Не упустите возможность стать частью этого значимого мероприятия и общаться с лучшими PR-профессионалами в стране. Помимо основной программы в 2024 мы вновь проведём отдельный день «PR в сфере B2B».
Мы в социальных сетях
Подпишитесь на новостную рассылку, чтобы получать по электронной почте
самую свежую информацию о специальных ценовых предложениях и конференциях
компании InterForum