Digital-помощники: от календаря и трекеров до облачных решений и нейросетей

Выступление Полины Чанаевой, бизнес-ассистента СЕО, ЯНДЕКС.ВЕРТИКАЛИ, в рамках XI Всероссийского форума персональных ассистентов 2023 16-17 ноября.

Знание этих инструментов будет полезно всем, вне зависимости от размера компании и занимаемой должности. Они могут использоваться как в бизнесе, так и в личных целях.

Преимущества Telegram перед другими мессенджерами

Telegram выполняет множество задач. В нём ведутся деловые и личные переписки, собираются группы, есть множество каналов с интересным и полезным контентом.

Полезные опции Telegram:

• Паблики можно перенести в архив, чтобы возвращаться к ним в свободное время и не засорять рабочее пространство.
• Отделить личное от рабочего помогут папки. А благодаря папке “новое” вы не забудете ответить на сообщения.
• Закрепляйте самое важное в чатах и папках, чтобы не потерять.
• Если вы часто ищете информацию внутри конкретного чата или в «Избранном», то на вооружение нужно взять хештеги. Ими можно пометить определённые темы или важные сообщения.
• Вы можете пересылать кружочки, файлы, аудио, скрывая имя собеседника, как будто бы отправляете/записываете их впервые. Исчезает необходимость записывать новый кружок для каждого адресата.
• Помимо дефолтного избранного для хранения информации можно создавать чат, в котором вы являетесь единственным участником, информацией для смыслового разделения. Это может быть буфер обмена, хранилище для информации и т.д.

Подборка полезных бесплатных ботов тг:

• SaveAsBot – сохранит любой контент из Instagram*, в том числе Reels
• contact_scanner_bot - расшифрует текст с картинки
• RemindMegaBot – будет напоминать вам о деле, пока вы его не сделаете или не отложите. Цена символическая.

При использовании ботов соблюдайте осторожность. Если вы не знаете источник происхождения бота, не добавляйте их в рабочие группы. Такие боты могут парсить данные участников.

Облачное хранилище

У Яндекс.Диска есть несколько преимуществ:

1. Инструмент скриншота. Особенно полезна для людей, использующих ОС Windows. Для скриншота области можно задать любую комбинацию клавиш. Сразу же скриншот можно обработать с помощью таких инструментов как текст, фигуры, размытие и поделиться им, не сохраняя на компьютере.

2. Мгновенные ссылки на файлы и папки. Позволяют быстро передавать файлы или добавлять их в календарь.

Эффективное использование календаря

Лайфхаки ведения календаря:

• Используйте календарь не только для создания встреч, но и для напоминаний
• Если в расписании много перемещений, используйте таймслот «Едем в…»
• Закладывайте время на отдых
• Может быть полезна функция «Делать перерывы между встречами»: последние 10 минут от часового события будут уходить на отдых
• Цветовое кодирование может осуществляться по разным признакам: по приоритетам, по назначению (работа, проект, личное время)
  
  

Канбан-доски

В классической версии канбан доски есть три столбца: нужно сделать, в работе, сделано. Её удобно использовать для работы вдвоем. Каждая карточка — задача, к ней можно назначить разные компоненты, исполнителя, дедлайн.

В проектной версии каждый крупный этап выделяется столбцом. Возможно создавать другие версии канбан доски, заточенные под конкретные задачи и потребности.

Достоинства метода:

• Моментальное представление о работе команды. Как одна из форм визуального управления проектами поможет получить чёткое представление о рабочих процессах внутри коллектива.
• Прозрачность, особенно в распределенных командах. Если ваши сотрудники работают дистанционно, у вас могут возникать проблемы с пониманием того, кто над чем работает. Канбан-доски помогут вам и команде мгновенно получать представление о том, кто что делает.
  
  

Notion для личных дел и бизнеса

Каждый день мы используем массу инструментов: заметки, документы, таблицы, канбан-доски, базы знаний. Notion объединяет их все. В нём можно самостоятельно настраивать сложную структуру структуру страниц, подстраниц. Больше всего он похож на DIY сайт.

В организации Notion может выполнять следующие функции:

• Онбординг и регламенты для сотрудников и подрядчиков. База данных в Notion будет доступна всегда, с компьютера и телефона. Настройка в Notion очень чувствительная, позволяет сделать разные уровни доступа.
• Рекрутинг и HR. Информация о вакантных местах.
• Карточки сотрудников. Зона ответственности, контакты, оборудование с баланса компании.
• Корпоративный портал. Новости, регламенты и пр.

Notion можно использовать не только в бизнесе и работе, но и для улучшения качества личной жизни.

Плагин Notion для браузера позволяет сохранять любую информацию из интернета в личную базу данных, где ничего не потеряется.

Возможности Notion:

• Плагин Notion для браузера позволяет сохранять любую информацию из интернета в личную базу данных, где ничего не потеряется\
• Доски и датабазы для прозрачности статуса своих задач
• Сохранение идей
• Использование системы «Getting things done»
  
  

*Признана экстремистской организацией и запрещена на территории РФ.

Бизнес конференции в Москве в 2023-24 году, список в формате PDF

Перейти к мероприятиям

#pa #personalassistant #персональныеассистенты #личныепомощники #форумперсональныхассистентов #interforum #interforums