Выступление Полины Чанаевой, бизнес-ассистента СЕО, ЯНДЕКС.ВЕРТИКАЛИ, в рамках XI Всероссийского форума персональных ассистентов 2023 16-17 ноября.
Знание этих инструментов будет полезно всем, вне зависимости от размера компании и занимаемой должности. Они могут использоваться как в бизнесе, так и в личных целях.
Преимущества Telegram перед другими мессенджерами
Telegram выполняет множество задач. В нём ведутся деловые и личные переписки, собираются группы, есть множество каналов с интересным и полезным контентом.
Полезные опции Telegram:
- Паблики можно перенести в архив, чтобы возвращаться к ним в свободное время и не засорять рабочее пространство.
- Отделить личное от рабочего помогут папки. А благодаря папке “новое” вы не забудете ответить на сообщения.
- Закрепляйте самое важное в чатах и папках, чтобы не потерять.
- Если вы часто ищете информацию внутри конкретного чата или в «Избранном», то на вооружение нужно взять хештеги. Ими можно пометить определённые темы или важные сообщения.
- Вы можете пересылать кружочки, файлы, аудио, скрывая имя собеседника, как будто бы отправляете/записываете их впервые. Исчезает необходимость записывать новый кружок для каждого адресата.
- Помимо дефолтного избранного для хранения информации можно создавать чат, в котором вы являетесь единственным участником, информацией для смыслового разделения. Это может быть буфер обмена, хранилище для информации и т.д.
Подборка полезных бесплатных ботов тг:
- SaveAsBot – сохранит любой контент из Instagram*, в том числе Reels
- contact_scanner_bot - расшифрует текст с картинки
- RemindMegaBot – будет напоминать вам о деле, пока вы его не сделаете или не отложите. Цена символическая.
При использовании ботов соблюдайте осторожность. Если вы не знаете источник происхождения бота, не добавляйте их в рабочие группы. Такие боты могут парсить данные участников.
Облачное хранилище
У Яндекс.Диска есть несколько преимуществ:
1. Инструмент скриншота. Особенно полезна для людей, использующих ОС Windows. Для скриншота области можно задать любую комбинацию клавиш. Сразу же скриншот можно обработать с помощью таких инструментов как текст, фигуры, размытие и поделиться им, не сохраняя на компьютере.
2. Мгновенные ссылки на файлы и папки. Позволяют быстро передавать файлы или добавлять их в календарь.
Эффективное использование календаря
Лайфхаки ведения календаря:
- Используйте календарь не только для создания встреч, но и для напоминаний
- Если в расписании много перемещений, используйте таймслот «Едем в…»
- Закладывайте время на отдых
- Может быть полезна функция «Делать перерывы между встречами»: последние 10 минут от часового события будут уходить на отдых
- Цветовое кодирование может осуществляться по разным признакам: по приоритетам, по назначению (работа, проект, личное время)
Канбан-доски
В классической версии канбан доски есть три столбца: нужно сделать, в работе, сделано. Её удобно использовать для работы вдвоем. Каждая карточка — задача, к ней можно назначить разные компоненты, исполнителя, дедлайн.
В проектной версии каждый крупный этап выделяется столбцом. Возможно создавать другие версии канбан доски, заточенные под конкретные задачи и потребности.
Достоинства метода:
- Моментальное представление о работе команды. Как одна из форм визуального управления проектами поможет получить чёткое представление о рабочих процессах внутри коллектива.
- Прозрачность, особенно в распределенных командах. Если ваши сотрудники работают дистанционно, у вас могут возникать проблемы с пониманием того, кто над чем работает. Канбан-доски помогут вам и команде мгновенно получать представление о том, кто что делает.
Notion для личных дел и бизнеса
Каждый день мы используем массу инструментов: заметки, документы, таблицы, канбан-доски, базы знаний. Notion объединяет их все. В нём можно самостоятельно настраивать сложную структуру структуру страниц, подстраниц. Больше всего он похож на DIY сайт.
В организации Notion может выполнять следующие функции:
- Онбординг и регламенты для сотрудников и подрядчиков. База данных в Notion будет доступна всегда, с компьютера и телефона. Настройка в Notion очень чувствительная, позволяет сделать разные уровни доступа.
- Рекрутинг и HR. Информация о вакантных местах.
- Карточки сотрудников. Зона ответственности, контакты, оборудование с баланса компании.
- Корпоративный портал. Новости, регламенты и пр.
Notion можно использовать не только в бизнесе и работе, но и для улучшения качества личной жизни.
Плагин Notion для браузера позволяет сохранять любую информацию из интернета в личную базу данных, где ничего не потеряется.
Возможности Notion:
- Плагин Notion для браузера позволяет сохранять любую информацию из интернета в личную базу данных, где ничего не потеряется\
- Доски и датабазы для прозрачности статуса своих задач
- Сохранение идей
- Использование системы «Getting things done»
*Признана экстремистской организацией и запрещена на территории РФ.
Бизнес конференции в Москве в 2023-24 году, список в формате PDF
#pa #personalassistant #персональныеассистенты #личныепомощники #форумперсональныхассистентов #interforum #interforums
