все статьи

Что должен уметь эффективный помощник руководителя

10.12.2023
4 минуты чтения

Содержание


image1

Современные реалии диктуют новые условия ведения бизнеса. Сегодня успех сопутствует менеджерам высшего и среднего звена с адаптивным мышлением, развитыми профессиональными навыками, основательной теоретической базой. Управление бизнес-структурой без надежного помощника приводит к снижению эффективности и прибыльности. Один человек не в состоянии полностью контролировать все процессы деятельности компании. Многие руководители заинтересованы в поиске надежного компетентного помощника, на которого можно переложить часть важных обязанностей. Наличие грамотного ассистента повышает имидж руководителя. При проведении деловых встреч и бизнес-мероприятий важно, чтобы организационными вопросами и оформлением документов занимался помощник. Ассистент часто занимается не только коммерческими, но и личными делами руководителя. По сути, он – доверенное лицо, посвященное в тонкости бизнеса.

Основные качества помощника руководителя

  1. Адаптивность

Еще Дарвин отмечал, что выживает не самый умный и сильный, а тот, кто лучше остальных приспосабливается к изменениям. Адаптивность – один из важнейших навыков помощника руководителя. Это понятие включает в себя:

  • способность быстро и адекватно реагировать на неожиданные ситуации;
  • умение оперативно находить способы устранения проблем;
  • способность выбирать оптимальное решение из множества возможных вариантов и принимать ответные меры;
  • умение давать экспертные оценки событиям и рабочим процессам.

Развить адаптивность поможет участие в различных бизнес-конференциях и форумах, где предприниматели делятся практическим опытом ведения дел. Чтобы улучшить навык приспособления к изменениям внешней среды, нужно моделировать и прогнозировать ситуации, отвечая на вопрос: «Что если…?». Занятия в формате брейнсторминга, когда участникам предлагают высказать максимальное количество вариантов решения проблемы, поможет развить адаптивность.

image2

  1. Познавательная активность и интерес к своей работе

Чтобы быть эффективным помощником руководителя, нужно любить свое дело, постоянно самосовершенствоваться, расширять кругозор, исследовать, изучать новые практики. Быть лучшим – значит знать и уметь больше, чем остальные. Чтобы стать лидером для сотрудников компании и надежной опорой для руководителя, нужно доказать свою способность принимать взвешенные решения, давать ценные советы, демонстрировать интеллект и эрудицию.

  1. Умение предугадывать настроение и потребности

Знания в сфере психологии помогают тонко составлять психологический портрет, прогнозировать реакции начальника, находить способы корректного и ненавязчивого влияния на него. Часто в программе деловых форумов присутствуют мероприятия по совершенствованию психологических навыков и улучшению коммуникации.

  1. Планирование и организованность

Рациональное использование рабочего времени – ключ к успеху. Планирование поможет выполнять большое количество задач. Умение расставлять приоритеты, отодвигать на второй план незначительные проекты и концентрировать внимание на глобальных вопросах – навыки, которые повышают эффективность работы помощника руководителя. Это отражается на результатах деятельности компании. Задачи постоянно меняются. Чтобы успевать, нужно действовать в строгом соответствии с намеченным планом.

image3

  1. Владение передовыми компьютерными технологиями

Компьютерные технологии стремительно развиваются. Если вы успеваете следить за инновациями и активно осваиваете новые навыки, ваша конкурентоспособность в рамках профессии существенно повышается. Облачные хранилища, системы удаленного управления персоналом, компьютерные программы анализа и планирования деятельности компании – инструменты для успешного ведения бизнеса. Владение такими навыками положительно отражается на результатах работы помощника руководителя. В рамках проведения бизнес-конференций организаторы часто уделяют внимание вопросам компьютерной грамотности.

  1. Соблюдение конфиденциальности, обеспечение работы руководителя и компании

Умение хранить коммерческие и личные тайны, выслушивать и поддерживать начальника повышает ценность сотрудника. В задачи помощника входят:

  • планирование и регулирование времени руководителя;
  • корректировка рабочего плана с учетом изменения ситуации;
  • поиск решений и резервов, обоснованные рекомендации начальнику по поводу решения текущих вопросов;
  • курирование бизнес-проектов;
  • участие в процессах управления, в том числе выполнение распоряжений начальника, контроль исполнения поручений рядовыми сотрудниками;
  • своевременное информирование руководителя о ситуации в компании;
  • организация связи с представителями СМИ и деловых встреч;
  • понимание стиля управления начальника, лояльность и построение успешной коммуникации;
  • формирование позитивного имиджа компании посредством маркетинга и рекламы. Эффективные маркетинговые приемы можно освоить на VI Всероссийском форуме по торговому маркетингу и ритейлу, который пройдет в Москве в марте 2023 года. Присутствие на форуме маркетологов – возможность узнать передовые практические решения по продвижению товаров и услуг;
  • организация и проведение пресс-конференций и презентаций;
  • подготовка и контроль текущей документации – финансовой, бухгалтерской, деловой. Работа с конфиденциальными и юридическими документами;
  • работа с персоналом, формирование командного духа в коллективе, создание благоприятного психологического микроклимата.

Хороший помощник руководителя должен уметь делегировать полномочия рядовым сотрудникам. Передача выполнения второстепенных задач другим сотрудникам освобождает время для решения важных вопросов.

  1. Ответственность и инициативность

Личностные качества, без которых невозможно добиться успеха на должности помощника руководителя. Своевременное и четкое выполнение взятых на себя обязательств, активная разработка стратегий развития бизнеса способствуют процветанию компании и являются позитивным показателем работы ассистента.

  1. Грамотность, высокое чувство стиля и культурный уровень

Помощнику руководителя нередко приходится выступать перед большой аудиторией, доносить до сотрудников компании концепции и стратегии развития. На встречах с деловыми партнерами важно уметь убеждать и отстаивать свою точку зрения. Большой словарный запас, корректное построение фраз, подбор убедительных слов и аргументов помогут в достижении цели.

  1. Изобретательность и многозадачность

Чтобы успешно справляться с разноплановыми задачами, нередко приходится проявлять неординарные способности. Многозадачность проявляется в умении одновременно контролировать несколько процессов, при необходимости оперативно переключаясь с одного на другой. Этот навык необходим для помощника руководителя, которому часто приходится вести коммерческие и личные дела начальника.

  1. Коммуникабельность

Способность эффективно общаться с руководителем, сотрудниками компании, деловыми партнерами, представителями СМИ приводит к взаимопониманию и успешному решению любых вопросов. Умение выслушать собеседника, при необходимости проявить настойчивость или выразить поддержку помогают строить успешную коммуникацию, в том числе доносить нужную информацию, управлять, мотивировать, обучать и убеждать.

Дополнительные навыки

Знание иностранного языка пригодится, если компания планирует выходить на мировой рынок. В этом случае помощник руководителя может выполнять функции переводчика на деловых встречах с иностранными партнерами и вести переписку. Помощник начальника нередко выполняет личные поручения. Для успешного выполнения личных поручений важно ориентироваться в премиальных брендах и особенностях luxury-сферы обслуживания. В некоторых компаниях помощнику руководителя приходится контролировать работу домашнего персонала бизнесмена – горничных, репетиторов и воспитателей детей, тренеров по спортивным занятиям.

Устойчивость к стрессам и решительность

Умение противостоять стрессам – один из важнейших навыков в работе ассистента. Руководители часто оказываются в стрессовых ситуациях из-за проблем с бизнесом, разногласий с партнерами и близкими родственниками. Часто внутренняя неудовлетворенность начальника становится причиной для взысканий, предвзятого отношения и придирок к подчиненному. Важно уметь в самых сложных ситуациях сохранять самообладание и продолжать спокойно выполнять рабочие обязанности. Не менее важная черта хорошего помощника руководителя – умение отстраняться от дел и полноценно отдыхать в нерабочее время. Иначе высока вероятность нервного срыва и ухудшения личной продуктивности. Способность быстро принимать верные решения – путь к успеху. Как это сделать?

  • Понять и осознать свои потребности и цели.
  • Не делать выбор в ответ на ожидания со стороны. Исходить исключительно из своих потребностей и целей.
  • Придерживаться принципа – лучше что-то делать, чем ничего не делать.

Умение самостоятельно и своевременно принимать решения, нести за них ответственность – ценное качество, которое способствует повышению статуса ассистента в глазах руководителя и продвижению по карьерной лестнице.

Интересные исследования

По данным независимого опроса среди владельцев бизнеса и топ-менеджеров, абсолютная преданность является приоритетным качеством помощника. Таким руководителям важно, чтобы ассистент проявлял лояльность, был заинтересован в результатах работы и развитии бизнеса по личным убеждениям, а не только из соображений получения достойного материального вознаграждения. Другое важное качество характера – умение не обращать внимания на некорректные высказывания, всплески агрессии, которые часто являются следствием накопившегося раздражения по определенным поводам. Другие черты хорошего помощника, по мнению многих руководителей – исполнительность, интеллект, коммуникабельность, трудоголизм, инициативность.

все статьи
Мероприятия по данной тематике
13
Сент

КОРПОРАТИВНОЕ ОБУЧЕНИЕ
И РАЗВИТИЕ ПЕРСОНАЛА 2023

VI Всероссийский форум по обучению и развитию персонала
Эффективность, адаптивность и ориентация на быстрый результат – вот 3 ключевых показателя для корпоративного обучения в настоящий момент. Как организовать обучение своими силами и скорректировать его под потребности бизнеса? Как провести диагностику и выявить истинный потенциал команды? Как доказать, что обучение - не развлечение, а необходимость и на нем нельзя экономить? И по каким параметрам оценивать эффективность обучения сегодня? На эти и многие другие вопросы ответим 13-15 сентября в рамках VI Всероссийского HR-форума КОРПОРАТИВНОЕ ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ПЕРСОНАЛА 2023.
16
Нояб
cкидка 10%

Форум персональных ассистентов 2023

XI Всероссийский форум ассистентов и секретарей первых лиц компаний
Ассистенты и помощники - опора своих организаций, и в новой реальности это становится все очевиднее. Десятки задач, не имеющих очевидных решений, свалились на их плечи с начала весны 2023 года. Уже 11 лет компания InterForum дает ассистентам возможность вырваться из плотного графика и окружить себя квалифицированными профессионалами, решающими те же задачи что и вы. 16-17 ноября на XI Всероссийском ФОРУМЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ 2023 профессионалы своего дела вновь соберутся вместе для обмена опытом и обсуждения пережитого за этот год.
21
Июнь

CLIENT SERVICE FORUM 2023

VIII Всероссийский форум по клиентскому сервису
Ключевое событие сферы клиентского сервиса, которое ежегодно собирает участников со всей России для обсуждения передовых стратегий в сфере сервиса и обмена реальным опытом работы. Как меняется ваш клиент? Как меняются его потребности и ожидания сегодня и какими они будут через несколько лет? На какие технологические новинки стоит обратить внимание? Обсудим все это и многое другое на Client Service Forum 2023 21-23 июня.
28
Июнь

Project Management Forum 2023

III Всероссийский форум по проектному управлению
28-30 июня в рамках PROJECT MANAGEMENT FORUM 2023 эксперты из компаний крупного и среднего бизнеса обсудят применение гибких методик управления в крупных технологических проектах, поддержку мотивации команд в условиях турбулентности и как, исходя из сложности мира и скорости его изменения, должны поменяться методы управления проектами.
20
Сент
cкидка 10%

IC FORUM 2023

Люди, внутренние коммуникации
и внутрикорпоративный контент. II Всероссийский форум
Слаживание команд и поддержка морального состояния людей, поиск балансов и создание образа будущего – все это становится сегодня приоритетными задачами профессионалов сферы внутренних коммуникаций. Какие каналы коммуникации работают для конкретных категорий и профгрупп? Как наиболее эффективно и оперативно получать обратную связь от сотрудников? Какие практические инструменты внутренней коммуникации наиболее востребованы сейчас? На эти и многие другие вопросы ответим 21-22 сентября в рамках «IC FORUM 2023», II Всероссийского форума о людях, внутренних коммуникациях и внутрикорпоративном контенте.
22
Март
cкидка 10%

Fmcg & Retail Trade Marketing Forum 2023

VI Всероссийский форум по торговому маркетингу
22-24 марта 2023 традиционно встретимся на VI Всероссийском форуме по торговому маркетингу «FMCG & RETAIL TRADE MARKETING FORUM 2023». В кругу профессионалов обсудим ключевые тренды и реальный опыт коллег. В фокусе деловой программы: прогнозы развития рынка и поведения покупателей, нестандартные трейд маркетинговые активности и кросс-промо, digital каналы, новые механики и инструменты в торговом маркетинге, альтернативы скидкам и снижение доли ценового промо.
23
Нояб
cкидка 10%

B2B Marketing Forum 2023

VII Всероссийский форум по маркетингу в сфере B2B
23–24 ноября 2023 в Москве пройдет B2B MARKETING FORUM - единственное практическое мероприятие для директоров и руководителей сферы B2B маркетинга, где ведущие эксперты из компаний крупного и среднего бизнеса разберут ошибки и победы, и подкрепят свои идеи примерами успешных кейсов.
Мы в социальных сетях
Подпишитесь на новостную рассылку, чтобы получать по электронной почте
самую свежую информацию о специальных ценовых предложениях и конференциях
компании InterForum