все статьи

Что должен уметь эффективный помощник руководителя

image1

Современные реалии диктуют новые условия ведения бизнеса. Сегодня успех сопутствует менеджерам высшего и среднего звена с адаптивным мышлением, развитыми профессиональными навыками, основательной теоретической базой. Управление бизнес-структурой без надежного помощника приводит к снижению эффективности и прибыльности. Один человек не в состоянии полностью контролировать все процессы деятельности компании. Многие руководители заинтересованы в поиске надежного компетентного помощника, на которого можно переложить часть важных обязанностей. Наличие грамотного ассистента повышает имидж руководителя. При проведении деловых встреч и бизнес-мероприятий важно, чтобы организационными вопросами и оформлением документов занимался помощник. Ассистент часто занимается не только коммерческими, но и личными делами руководителя. По сути, он – доверенное лицо, посвященное в тонкости бизнеса.

Основные качества помощника руководителя

  1. Адаптивность

Еще Дарвин отмечал, что выживает не самый умный и сильный, а тот, кто лучше остальных приспосабливается к изменениям. Адаптивность – один из важнейших навыков помощника руководителя. Это понятие включает в себя:

  • способность быстро и адекватно реагировать на неожиданные ситуации;
  • умение оперативно находить способы устранения проблем;
  • способность выбирать оптимальное решение из множества возможных вариантов и принимать ответные меры;
  • умение давать экспертные оценки событиям и рабочим процессам.

Развить адаптивность поможет участие в различных бизнес-конференциях и форумах, где предприниматели делятся практическим опытом ведения дел. Чтобы улучшить навык приспособления к изменениям внешней среды, нужно моделировать и прогнозировать ситуации, отвечая на вопрос: «Что если…?». Занятия в формате брейнсторминга, когда участникам предлагают высказать максимальное количество вариантов решения проблемы, поможет развить адаптивность.

image2

  1. Познавательная активность и интерес к своей работе

Чтобы быть эффективным помощником руководителя, нужно любить свое дело, постоянно самосовершенствоваться, расширять кругозор, исследовать, изучать новые практики. Быть лучшим – значит знать и уметь больше, чем остальные. Чтобы стать лидером для сотрудников компании и надежной опорой для руководителя, нужно доказать свою способность принимать взвешенные решения, давать ценные советы, демонстрировать интеллект и эрудицию.

  1. Умение предугадывать настроение и потребности

Знания в сфере психологии помогают тонко составлять психологический портрет, прогнозировать реакции начальника, находить способы корректного и ненавязчивого влияния на него. Часто в программе деловых форумов присутствуют мероприятия по совершенствованию психологических навыков и улучшению коммуникации.

  1. Планирование и организованность

Рациональное использование рабочего времени – ключ к успеху. Планирование поможет выполнять большое количество задач. Умение расставлять приоритеты, отодвигать на второй план незначительные проекты и концентрировать внимание на глобальных вопросах – навыки, которые повышают эффективность работы помощника руководителя. Это отражается на результатах деятельности компании. Задачи постоянно меняются. Чтобы успевать, нужно действовать в строгом соответствии с намеченным планом.

image3

  1. Владение передовыми компьютерными технологиями

Компьютерные технологии стремительно развиваются. Если вы успеваете следить за инновациями и активно осваиваете новые навыки, ваша конкурентоспособность в рамках профессии существенно повышается. Облачные хранилища, системы удаленного управления персоналом, компьютерные программы анализа и планирования деятельности компании – инструменты для успешного ведения бизнеса. Владение такими навыками положительно отражается на результатах работы помощника руководителя. В рамках проведения бизнес-конференций организаторы часто уделяют внимание вопросам компьютерной грамотности.

  1. Соблюдение конфиденциальности, обеспечение работы руководителя и компании

Умение хранить коммерческие и личные тайны, выслушивать и поддерживать начальника повышает ценность сотрудника. В задачи помощника входят:

  • планирование и регулирование времени руководителя;
  • корректировка рабочего плана с учетом изменения ситуации;
  • поиск решений и резервов, обоснованные рекомендации начальнику по поводу решения текущих вопросов;
  • курирование бизнес-проектов;
  • участие в процессах управления, в том числе выполнение распоряжений начальника, контроль исполнения поручений рядовыми сотрудниками;
  • своевременное информирование руководителя о ситуации в компании;
  • организация связи с представителями СМИ и деловых встреч;
  • понимание стиля управления начальника, лояльность и построение успешной коммуникации;
  • формирование позитивного имиджа компании посредством маркетинга и рекламы. Эффективные маркетинговые приемы можно освоить на VI Всероссийском форуме по торговому маркетингу и ритейлу, который пройдет в Москве в марте 2023 года. Присутствие на форуме маркетологов – возможность узнать передовые практические решения по продвижению товаров и услуг;
  • организация и проведение пресс-конференций и презентаций;
  • подготовка и контроль текущей документации – финансовой, бухгалтерской, деловой. Работа с конфиденциальными и юридическими документами;
  • работа с персоналом, формирование командного духа в коллективе, создание благоприятного психологического микроклимата.

Хороший помощник руководителя должен уметь делегировать полномочия рядовым сотрудникам. Передача выполнения второстепенных задач другим сотрудникам освобождает время для решения важных вопросов.

  1. Ответственность и инициативность

Личностные качества, без которых невозможно добиться успеха на должности помощника руководителя. Своевременное и четкое выполнение взятых на себя обязательств, активная разработка стратегий развития бизнеса способствуют процветанию компании и являются позитивным показателем работы ассистента.

  1. Грамотность, высокое чувство стиля и культурный уровень

Помощнику руководителя нередко приходится выступать перед большой аудиторией, доносить до сотрудников компании концепции и стратегии развития. На встречах с деловыми партнерами важно уметь убеждать и отстаивать свою точку зрения. Большой словарный запас, корректное построение фраз, подбор убедительных слов и аргументов помогут в достижении цели.

  1. Изобретательность и многозадачность

Чтобы успешно справляться с разноплановыми задачами, нередко приходится проявлять неординарные способности. Многозадачность проявляется в умении одновременно контролировать несколько процессов, при необходимости оперативно переключаясь с одного на другой. Этот навык необходим для помощника руководителя, которому часто приходится вести коммерческие и личные дела начальника.

  1. Коммуникабельность

Способность эффективно общаться с руководителем, сотрудниками компании, деловыми партнерами, представителями СМИ приводит к взаимопониманию и успешному решению любых вопросов. Умение выслушать собеседника, при необходимости проявить настойчивость или выразить поддержку помогают строить успешную коммуникацию, в том числе доносить нужную информацию, управлять, мотивировать, обучать и убеждать.

Дополнительные навыки

Знание иностранного языка пригодится, если компания планирует выходить на мировой рынок. В этом случае помощник руководителя может выполнять функции переводчика на деловых встречах с иностранными партнерами и вести переписку. Помощник начальника нередко выполняет личные поручения. Для успешного выполнения личных поручений важно ориентироваться в премиальных брендах и особенностях luxury-сферы обслуживания. В некоторых компаниях помощнику руководителя приходится контролировать работу домашнего персонала бизнесмена – горничных, репетиторов и воспитателей детей, тренеров по спортивным занятиям.

Устойчивость к стрессам и решительность

Умение противостоять стрессам – один из важнейших навыков в работе ассистента. Руководители часто оказываются в стрессовых ситуациях из-за проблем с бизнесом, разногласий с партнерами и близкими родственниками. Часто внутренняя неудовлетворенность начальника становится причиной для взысканий, предвзятого отношения и придирок к подчиненному. Важно уметь в самых сложных ситуациях сохранять самообладание и продолжать спокойно выполнять рабочие обязанности. Не менее важная черта хорошего помощника руководителя – умение отстраняться от дел и полноценно отдыхать в нерабочее время. Иначе высока вероятность нервного срыва и ухудшения личной продуктивности. Способность быстро принимать верные решения – путь к успеху. Как это сделать?

  • Понять и осознать свои потребности и цели.
  • Не делать выбор в ответ на ожидания со стороны. Исходить исключительно из своих потребностей и целей.
  • Придерживаться принципа – лучше что-то делать, чем ничего не делать.

Умение самостоятельно и своевременно принимать решения, нести за них ответственность – ценное качество, которое способствует повышению статуса ассистента в глазах руководителя и продвижению по карьерной лестнице.

Интересные исследования

По данным независимого опроса среди владельцев бизнеса и топ-менеджеров, абсолютная преданность является приоритетным качеством помощника. Таким руководителям важно, чтобы ассистент проявлял лояльность, был заинтересован в результатах работы и развитии бизнеса по личным убеждениям, а не только из соображений получения достойного материального вознаграждения. Другое важное качество характера – умение не обращать внимания на некорректные высказывания, всплески агрессии, которые часто являются следствием накопившегося раздражения по определенным поводам. Другие черты хорошего помощника, по мнению многих руководителей – исполнительность, интеллект, коммуникабельность, трудоголизм, инициативность.

все статьи
Мероприятия по данной тематике
13
Сент
cкидка 10%

КОРПОРАТИВНОЕ ОБУЧЕНИЕ
И РАЗВИТИЕ ПЕРСОНАЛА 2023

VI Всероссийский форум по обучению и развитию персонала
Эффективность, адаптивность и ориентация на быстрый результат – вот 3 ключевых показателя для корпоративного обучения в настоящий момент. Как организовать обучение своими силами и скорректировать его под потребности бизнеса? Как провести диагностику и выявить истинный потенциал команды? Как доказать, что обучение - не развлечение, а необходимость и на нем нельзя экономить? И по каким параметрам оценивать эффективность обучения сегодня? На эти и многие другие вопросы ответим 13-15 сентября в рамках VI Всероссийского HR-форума КОРПОРАТИВНОЕ ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ПЕРСОНАЛА 2023.
16
Нояб

Форум персональных ассистентов 2023

XI Всероссийский форум ассистентов и секретарей первых лиц компаний
Ассистенты и помощники - опора своих организаций, и в новой реальности это становится все очевиднее. Десятки задач, не имеющих очевидных решений, свалились на их плечи с начала весны 2023 года. Уже 11 лет компания InterForum дает ассистентам возможность вырваться из плотного графика и окружить себя квалифицированными профессионалами, решающими те же задачи что и вы. 16-17 ноября на XI Всероссийском ФОРУМЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ 2023 профессионалы своего дела вновь соберутся вместе для обмена опытом и обсуждения пережитого за этот год.
21
Июнь
cкидка 10%

CLIENT SERVICE FORUM 2023

VIII Всероссийский форум по клиентскому сервису
Ключевое событие сферы клиентского сервиса, которое ежегодно собирает участников со всей России для обсуждения передовых стратегий в сфере сервиса и обмена реальным опытом работы. Как меняется ваш клиент? Как меняются его потребности и ожидания сегодня и какими они будут через несколько лет? На какие технологические новинки стоит обратить внимание? Обсудим все это и многое другое на Client Service Forum 2023 21-23 июня.
29
Июнь
cкидка 10%

Project Management Forum 2023

III Всероссийский форум по проектному управлению
29-30 июня в рамках PROJECT MANAGEMENT FORUM 2023 эксперты из компаний крупного и среднего бизнеса обсудят применение гибких методик управления в крупных технологических проектах, поддержку мотивации команд в условиях турбулентности и как, исходя из сложности мира и скорости его изменения, должны поменяться методы управления проектами.
21
Сент
cкидка 10%

IC FORUM 2023

Люди, внутренние коммуникации
и внутрикорпоративный контент. II Всероссийский форум
Слаживание команд и поддержка морального состояния людей, поиск балансов и создание образа будущего – все это становится сегодня приоритетными задачами профессионалов сферы внутренних коммуникаций. Какие каналы коммуникации работают для конкретных категорий и профгрупп? Как наиболее эффективно и оперативно получать обратную связь от сотрудников? Какие практические инструменты внутренней коммуникации наиболее востребованы сейчас? На эти и многие другие вопросы ответим 21-22 сентября в рамках «IC FORUM 2023», II Всероссийского форума о людях, внутренних коммуникациях и внутрикорпоративном контенте.
22
Март
cкидка 10%

Fmcg & Retail Trade Marketing Forum 2023

VI Всероссийский форум по торговому маркетингу
22-24 марта 2023 традиционно встретимся на VI Всероссийском форуме по торговому маркетингу «FMCG & RETAIL TRADE MARKETING FORUM 2023». В кругу профессионалов обсудим ключевые тренды и реальный опыт коллег. В фокусе деловой программы: прогнозы развития рынка и поведения покупателей, нестандартные трейд маркетинговые активности и кросс-промо, digital каналы, новые механики и инструменты в торговом маркетинге, альтернативы скидкам и снижение доли ценового промо.
23
Нояб

B2B Marketing Forum 2023

VII Всероссийский форум по маркетингу в сфере B2B
23–24 ноября 2023 в Москве пройдет B2B MARKETING FORUM - единственное практическое мероприятие для директоров и руководителей сферы B2B маркетинга, где ведущие эксперты из компаний крупного и среднего бизнеса разберут ошибки и победы, и подкрепят свои идеи примерами успешных кейсов.
Мы в социальных сетях
Подпишитесь на новостную рассылку, чтобы получать по электронной почте
самую свежую информацию о специальных ценовых предложениях и конференциях
компании InterForum