- Цели и задачи проверок в компании
- Когда и зачем проводится служебная проверка
- Как подготовиться к служебному расследованию
- Правила проведения служебного расследования
- Сроки служебной проверки
- Порядок проведения служебной проверки
- Как подводить итоги служебной проверки
- Как проверять кандидатов и нанимать надежных сотрудников
Порядок и дисциплина в компании — ключевые факторы ее роста и процветания. Однако случаи ненадлежащего отношения сотрудников к работе неизбежно встречаются в любом бизнесе. В более крупных компаниях такие проблемы требуют от работодателя дополнительных усилий для восстановления внутренней гармонии. Для этого проводятся служебные расследования. Их целью является установление фактов происшествия, выяснение ролей участников и анализ других обстоятельств инцидента.
Цели и задачи проверок в компании
Цель служебного расследования — не только установить факт нарушения и определить роль сотрудника в инциденте, но и оценить масштаб и характер ущерба для компании, а также разработать меры для привлечения виновного к ответственности и предотвращения подобных случаев в будущем.
Основные задачи проверки в компании:
- подтвердить факт нарушения;
- выяснить время и детали происшествия, оценить последствия и размер ущерба;
- определить участников инцидента и их роли;
- изучить мотивы нарушения и сопутствующие обстоятельства;
- принять решение о применении соответствующих санкций согласно законодательству РФ.
Когда и зачем проводится служебная проверка
Служебная проверка в организации обычно проводится при обнаружении проступка сотрудника или других негативных ситуаций, которые могут повлиять на компанию. Это могут быть дисциплинарные нарушения, недостача, хищение или любые события, которые создают риски для имущества компании, ее репутации или безопасности информации.
В коммерческих организациях процесс расследования должен регулироваться внутренними нормативными актами. Эти документы устанавливают порядок, сроки и обязанности сторон.
Перед началом официальной процедуры расследования работодатель обычно фиксирует инцидент, издает приказ и инициирует процесс проверки. Однако не всегда расследование заканчивается выявлением виновных. Поэтому важно иметь четкие доказательства и факты, которые могут служить основанием для применения дисциплинарных мер к сотрудникам.
Таким образом, расследование проводится для того, чтобы:
- установить факт нарушения;
- оценить ущерб, причиненный компании;
- выявить сотрудников, причастных к нарушению;
- определить связи между действиями работников и возникшим ущербом.
Как подготовиться к служебному расследованию
Чтобы процесс служебных расследований в компании был прозрачным и законным, важно закрепить его в локальных нормативных актах, таких как регламент о проведении служебных расследований. Эти документы должны быть доступны всем сотрудникам. С ними необходимо ознакомиться еще до начала работы.
Важно: все сотрудники должны подписать обязательные документы, такие как трудовые договоры и должностные инструкции. В противном случае, если возникнет чрезвычайная ситуация с участием работника, компания не сможет взыскать ущерб или привлечь его к ответственности.
Предсказать, сможет ли то или иное лицо совершить проступок, почти невозможно. Однако для минимизации рисков и предотвращения серьезных правонарушений важно внимание особое уделять сотрудникам, занимающим материально ответственные и ключевые позиции, а также тем, кто управляет большими бюджетами и работает с важными контрагентами.
Особое внимание при приеме на работу следует уделять проверке кандидатов на такие должности. Помимо тщательной оценки рекомендаций с предыдущих мест, специалисты службы безопасности проводят дополнительные проверки, анализируя биографию и собирая информацию из доступных источников. Важными факторами являются не только отсутствие судимости, но и проверка возможных связей с конкурентами, аффилированности с контрагентами, а также соответствие кандидата внутренним требованиям компании.
Правила проведения служебного расследования
Трудовой кодекс (ст. 193 ТК РФ) определяет необходимость проведения служебных расследований в компании. Методика и действия зависят от типа нарушения.
Перечислим основные правила проведения служебной проверки.
- Немедленно начинать проверку после выявления инцидента или ущерба компании.
- Издать приказ о назначении комиссии, в состав которой входят минимум три компетентных сотрудника.
- Запросить и тщательно изучить необходимую документацию, данные и информацию.
- После анализа запросить у сотрудника объяснения и тщательно изучить полученные сведения.
- Составить акт служебной проверки, в котором будут зафиксированы все детали происшествия, доказательства и последствия.
Алгоритм расследования часто строится на гипотезах о происшедшем событии. По мере сбора документальных доказательств проверяются различные версии (кто, когда и как участвовал в нарушении). По мере исключения неподтвержденных гипотез остаются те, которые проверяются путем опросов сотрудников и дополнительных мероприятий.
Одним из ключевых этапов расследования является анализ личности предполагаемого нарушителя. Важную информацию могут дать сведения о его окружении, интересах, а также — в случае крупных хищений — данные о его имуществе, доходах и кредитной истории.
В процессе служебной проверки обычно участвует служба безопасности компании. В зависимости от ситуации, могут привлекаться и другие специалисты: финансисты, юристы, аудиторы, HR-отдел, сотрудники производственных служб, внешние консультанты и эксперты.
Сроки служебной проверки
Закон не устанавливает конкретных сроков для проведения служебного расследования. Однако в соответствии с трудовым законодательством дисциплинарное взыскание или требование возмещения можно применить в течение месяца с момента обнаружения нарушения или установления точного размера ущерба. Этот срок не включает время больничных, отпусков и ожидания решений профсоюза.
Если решение о наказании не принято в течение месяца, комиссия может начать повторную проверку. Однако для этого должны быть документально подтвержденные основания, такие как задержка ответа от государственных органов или экспертов. В этом случае срок для принятия решения по ущербу начинает отсчитываться с даты последнего решения руководства, а срок давности для дисциплинарных нарушений составляет полгода.
Порядок проведения служебной проверки
Эффективность данного процесса напрямую зависит от соблюдения установленного порядка. Обычно процедура расследования начинается не позднее трех дней с момента, когда руководитель узнал о нарушении.
- Фиксация нарушения.
После того как установлено нарушение, являющееся основанием для расследования, у сотрудника запрашиваются письменные объяснения. Он может дать их, например, в виде служебной записки или объяснительной. Поскольку служебное расследование является внутренней процедурой, сотрудник имеет право отказаться от участия. В таком случае факт уклонения от предоставления объяснений фиксируется. Также основанием для начала расследования может быть докладная записка руководителя подразделения, где произошло нарушение.
- Издание приказа и формирование комиссии.
В приказе обязательно указывается документ, который служит основанием для расследования (служебная записка или докладная).
Как оформить приказ о служебной проверке? Он должен содержать:
- название компании, в которой произошло нарушение;
- персональные данные обвиняемого сотрудника;
- ссылку на документ, подтверждающий факт нарушения;
- сведения о сотрудниках, ответственных за выполнение расследования.
Все лица, упомянутые в приказе, обязаны ознакомиться с ним и поставить подписи.
- Проведение расследования комиссией.
Члены комиссии могут проводить беседы с сотрудниками, запрашивать письменные объяснения, изучать документы, которые помогут разобраться в ситуации. Также возможно привлечение внешних специалистов для консультаций.
Все действия должны быть документально зафиксированы, при этом комиссия обязана обеспечивать конфиденциальность процесса. По завершении расследования составляется акт с результатами служебной проверки.
- Составление заключения комиссией.
В акте должны быть указаны:
- фамилии участников и председателя комиссии;
- описание нарушения;
- информация о предполагаемом виновном сотруднике;
- причины инцидента;
- рекомендации по мерам взыскания.
Также к заключению прикладываются все подтверждающие документы.
- Принятие решения руководителем.
Финальное решение о дисциплинарных мерах принимает руководитель в течение трех дней после завершения расследования. Если в процессе проверки обнаружены признаки преступления, вопрос о возбуждении уголовного дела передается в правоохранительные органы.
Как подводить итоги служебной проверки
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно взыскание. Рекомендуется, чтобы сотрудник ознакомился со всеми документами под роспись. Это поможет избежать возможных исков в будущем, так как работник заранее будет осведомлен о позиции работодателя.
Как проверять кандидатов и нанимать надежных сотрудников
Служебные проверки требуют от компании значительных временных, трудовых и финансовых затрат. Чтобы предотвратить инциденты, сохранить репутацию и минимизировать возможные издержки, важно заранее проводить проверки как соискателей, так и действующих сотрудников на благонадежность. Эту задачу можно не только решать силами службы безопасности, но и обсуждать на бизнес-конференциях. Одним из возможных вариантов является обмен опытом с коллегами и экспертами на подобных мероприятиях.
Для обсуждения вопросов, связанных с проверкой благонадежности сотрудников, служебными расследованиями и минимизацией рисков, лучше всего подойдут встречи по таким темам:
- Корпоративное обучение. Эффективный метод повышения безопасности компании.
- Внутренние коммуникации. Обсуждение способов информирования сотрудников о правилах и процедурах, включая проверку благонадежности.
- Управление персоналом. Рассмотрение вопросов набора, проверки и удержания надежных сотрудников, а также разработка стратегии по снижению рисков, связанных с работниками.
- Экономическая безопасность. Вопросы, связанные с защитой компании от внутренних угроз, включая служебные расследования и проверку надежности.
- Компенсации и бенефиты. Пакеты для сотрудников помогут минимизировать риски.
- Управление проектами. Вопросы внедрения систем контроля и проверки сотрудников в процессе реализации проектов.
Эти деловые встречи идеальны для обсуждения подходов к защите компании от внутренних угроз, а также для обмена опытом в области безопасности персонала и соблюдения корпоративных стандартов.
На нашем сайте доступны программы ближайших форумов, списки спикеров и другая информация о наших проектах.
#pr #внешниесвязи #publicrelations #prforum #interforum #interforum
16 дней
HR-руководителю сегодня приходится работать в максимально хаотичных условиях, когда рост бизнеса или организации может опережать горизонты планирования.…
16 дней
Как сделать вашу систему вознаграждения лучшей и создать благоприятную среду для мотивации и развития персонала? Как разработать программы мотивации,…
