При запуске проекта в менеджменте трудно распределить задачи между сотрудниками и понять, какое время потребуется на каждую стадию работ. Если использовать ресурсы неправильно, то не получится своевременно выполнить задачи. По статистике, 39 % проектов заканчиваются неудачно из-за неполноценного планирования. Правильно распланировать проекты и работать по определенному графику поможет диаграмма Ганта. Далее вы узнаете, что это такое и как ее построить.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта – это простой график работ по проекту, составленный в виде таблицы с этапами и людьми, ответственными за их исполнение.
Photo by: Matthew Henry
В диаграмме указывают людей, отвечающих за выполнение задач. Она содержит 2 оси:
- вертикальную, в которой указаны списки задач;
- горизонтальную, где находятся строки.
В диаграмму Ганта входят проектные задачи и порядок их исполнения. График работ строится на временной оси, состоящей из нескольких отрезков. Каждый из них указывает на конкретную задачу. Начало отрезка отображает старт работ, а конец – их окончание. Его длина характеризует длительность исполнения той или иной задачи.
Диаграмма Ганта описывает каждую стадию выполнения работ. Она отображает:
- задачи, которые входят в проект;
- срок их исполнения;
- дату начала/окончания проекта;
- время на выполнение каждой задачи;
- отвечающих за исполнение задачи;
- варианты объединения задач.
Визуализация проекта в виде графика помогает оценить ресурсы и связь задач друг с другом, а соответственно, распланировать работу так, чтобы не пришлось существенно корректировать подход, ответственных сотрудников либо инструменты.
Photo by: Matthew Henry
Диаграмма Ганта полезна для планирования проектов любых масштабов. По началу она может быть небольшой, но потом увеличиться и превратиться в глобальную конструкцию, работающую на благо управления. Диаграмма Ганта помогает ответить на такие вопросы:
- какие задачи надо решить;
- когда начинается проект и когда он должен завершиться;
- когда надо приступить к решению определенной задачи;
- какие задачи связаны между собой;
- кто отвечает за исполнение задачи.
Диаграмма помогает руководителям проектов установить критические точки при его исполнении и успешно его закончить.
Что входит в диаграмму Ганта
Чаще всего она включает следующие элементы:
- временную шкалу. Проходит слева направо. Как правило, измеряется в днях и показывает даты запуска и окончания проекта;
- задачи. Выглядят как прямоугольники. Каждая задача выступает частью проекта. В свою очередь, они делятся:
- на параллельные – их можно решать одновременно с другими;
- последовательные – их можно выполнить только после завершения других;
- длительность. Отображает время на реализацию каждой задачи, которая чаще всего ограничена датой начала и окончания;
- ответственного. Это сотрудник, отвечающий за выполнение определенной задачи;
- вехи. Показывают общие задачи. Они не имеют определенной длительности и, как правило, отмечают окончание какой-либо части проекта;
- зависимости. На диаграмме Ганта можно указать задачи, исполнение которых зависит от завершения других задач. Это очень важно, так как многие проекты завершаются неудачно из-за непонимания зависимости между стадиями.
Photo by: Sarah Pflug
Где применяют диаграмму Ганта
Чаще всего ее составляют в методологиях, где важно четко зафиксировать задачи и порядок их выполнения, например в Waterfall – каскадной разработке программного обеспечения. Она подразумевает, что работа стартует только после разработки подробного техзадания. При этом этапы зависят друг от друга, то есть начать следующий нельзя без завершения предыдущего. В целом составление диаграммы нужно всем, кто хочет планировать работу с помощью графика. Ее удобно использовать и для запуска онлайн-магазина, и для строительства нового торгового комплекса, и для организации деловой встречи. Вот лишь несколько отраслей, где желательно составлять диаграмму Ганта:
- разработка программного обеспечения;
- продажа товаров в розницу;
- маркетинг;
- телекоммуникации;
- здравоохранение;
- консалтинг;
- образование.
Диаграмма Ганта может применяться не только в управлении, но и в других случаях, например для составления плана подготовки к какому-либо празднику.
Как составить диаграмму Ганта
Чтобы построить диаграмму, нужно сделать следующее:
- Определить временные промежутки, то есть назначить даты старта и окончания проекта, прописав их в начале и в конце графика.
- Добавить задачи и подзадачи, указав для каждой из них дни начала и завершения. Указать задачи на графике и людей, ответственных за их выполнение.
- Описать взаимосвязи между задачами. Определенные задачи невозможно выполнить без завершения других, к примеру протестировать приложение, пока оно не готово. Это надо указать на графике стрелками.
- Добавить вехи. Они представляют собой даты, контрольные точки, показывающие окончание больших частей работы. Вехи отображают, какие задачи надо завершить к контрольным точкам, и позволяют расставить приоритеты.
- Обновлять изменения. На графике следует указывать реализацию задач или появление новых, смещение сроков, изменение ответственных лиц. Это нужно, чтобы четко отслеживать ход исполнения проекта.
Таким образом, диаграмма Ганта – это эффективный инструмент, который может использоваться в разных отраслях и увеличивает шансы благополучного управления проектами. Составить ее можно на бумаге и в специальных программах, например, Excel. Чаще всего для построения графика используют специальные площадки, так как это проще и удобнее.
