Тонкости деловой переписки: основные правила и рекомендации

Ведение деловой переписки – важная составляющая любого крупного, среднего или малого бизнеса. Знание также необходимо людям, которые сталкиваются с необходимостью вести бумажное или электронное общение с разными организациями и государственными структурами. Чтобы не попасть впросак, не оттолкнуть возможного партнера, заказчика, работодателя или клиента, важно знать все тонкости официального письма.

Понятие деловой переписки

Деловая переписка предполагает общение между организациями, компаниями, бизнесменами, другими юридическими и физическими лицами. Толковый и опытный руководитель знает, что профессиональная коммуникация является значимым и неотъемлемым аспектом ведения любого бизнеса.

Изображение от katemangostar на Freepik

Знание делового этикета и электронной переписки положительно влияет на имидж организации и отражает уровень профессионализма сотрудников. Со специалистом, который знает и учитывает тонкости делового общения, гораздо приятнее иметь дело и разбирать возникшие профессиональные вопросы. Официальное общение может осуществляться на следующих этапах:

• разработка определенного проекта или постановка вопроса. В этом случае коммуникация позволяет выполнить правильную постановку проблемы, продумать пути ее разрешения и др.;
• реализация проекта. На этом этапе заинтересованные стороны (руководство, коллеги и др.) занимаются обсуждением текущего прогресса, достигнутых целей и полученных результатов.

Структура делового письма

Деловой стиль общения предполагает соблюдение определенных норм. В новых реалиях, кроме традиционных бумажных писем в конвертах, переписка все чаще ведется по электронной почте или в различных мессенджерах. Если готовится официальное письмо на бумажном носителе, то лучше использовать бланк с уже внесенной информацией о компании. Если такого нет, то стоит придерживаться определенной структуры. К ее основным составляющим относят:

• контактную информацию. Чаще всего на фирменных бланках эти данные уже напечатаны, и дублировать их не нужно. К ним относится название компании или Ф. И. О. отправителя, почтовый и адрес электронного ящика, актуальный номер телефона;
• введение. В начале письма всегда идет приветствие. Если письмо адресовано конкретному человеку, то указывается имя и отчество собеседника. Далее кратко описывается цель сообщения. Последнее особенно важно для электронных писем;
• основную часть. Важная составляющая письма, в которой раскрывается суть обращения;
• заключение. В конце письма следует написать выводы или требующие особого внимания вопросы, посыл к действию. В конце документа ставится подпись.

Изображение от gpointstudio на Freepik

Основные правила

Правила деловой переписки помогают сделать коммуникацию более эффективной и понятной. Их соблюдение создает у собеседника положительное впечатление о компании и ее сотрудниках, а также повышает вероятность успешного решения различных вопросов. Именно поэтому при составлении делового письма важно придерживаться следующих правил:

• при написании следует относиться к получателю с уважением и заботой. Важно выбрать легко читаемый шрифт и правильное форматирование текста;
• не нужно без надобности использовать клавишу Сaps Lock. Если все сообщение написано заглавными буквами, у собеседника это может вызвать негативные эмоции;
• если письмо пишется от руки, то убедитесь, что оно легко читается. Не забывайте о каллиграфии;
• при общении в мессенджерах помните о времени: обращаться к собеседнику следует только в рабочие часы.

Особенности ведения переписки

Чтобы сделать коммуникацию с клиентами, партнерами и коллегами максимально эффективной и убедительной, необходимо учитывать некоторые особенности деловой переписки в мессенджерах и по электронной почте.

Выбор темы обсуждения. Лучше избегать нагромождения текста. Если нужно решить несколько объемных вопросов, то лучше разделить их на отдельные послания. Помните простое правило: одно письмо – одна тема. Обилие информации может сбить человека с толку или вызвать негативный отклик.

Лаконичность изложения. Если тема сложная и требует обдумывания, то лучше сначала подготовить тезисы, по которым будет строиться текст. Старайтесь делать фразы короткими и емкими. После написания письма перечитайте и удалите все лишнее, например:

• лирические отступления – это не дружеское общение, в переписке важны только факты;
• сложные для восприятия слова – лучше заменить более понятными синонимами;
• информацию, которая не касается данной темы.

Информативность письма. Если письмо пишется незнакомому человеку, то лучше представиться максимально детально. Получатель должен знать, кто и с какой целью ему пишет, а также откуда у отправителя его контакты. Еще один значимый аспект: в деловом письме следует приводить только достоверные, проверенные сведения. Информация должна быть ценной, полезной для получателя.

Вежливость. Не забывайте о нормах поведения и учтивости, проявляйте уважение к получателю. Даже если письмо отправляется близко знакомому человеку, не забывайте об этике. В деловом общении не должно быть фамильярностей. В некоторых ситуациях возможно обращение только по имени, но в этом случае важно указывать полное имя собеседника. Не допустимо использование уменьшительно-ласкательных форм. Также при деловой переписке не рекомендуется применять «вежливые» клише: «извините за беспокойство», «доброго времени суток!», «заранее спасибо за ответ», «я вас услышал» и т. д. Они не выражают уважения к собеседнику и не несут содержательного смысла, а также могут вызвать негативные эмоции.

Язык общения. Этот пункт особенно важен для международных коммуникаций. Чтобы добиться внимания и заинтересованности получателя, к нему можно обратиться на английском языке. Чаще всего ему отдают предпочтение при обращении в компании, расположенные за рубежом.

Изображение от rawpixel.com на Freepik

Табу делового стиля

Повседневное и электронное общение отличается от официального. То, что мы допускаем в реальной жизни, не всегда подходит для бизнес-коммуникации. При таком общении важно помнить о таких табу делового стиля, как:

• непроверенные факты. В деловой переписке важно оперировать только достоверной информацией. Если в чем-то не уверен, то лучше перепроверить или исключить такие сведения из сообщения;
• ошибки в письмах. Важно убедиться в отсутствии грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок, а также опечаток. При наборе текстов на гаджетах откажитесь от привычки использования функции Т9 или тщательно вычитывайте набранное. Многие люди обращают внимание на грамотность, считают ее неотъемлемым фактором компетентности и профессионализма. Грубые ошибки могут оттолкнуть собеседника, косвенно указать на небрежное к нему отношение;
• сленг и просторечия. Нужно помнить, что в деловом письме следует избегать молодежных и других, сложных для понимания слов, определений. Если документ не является средством общения между специалистами одной отрасли, то не нужно вставлять узких терминов или специфических сокращений;
• уменьшительно-ласкательные формы. Это больше подходит для художественной литературы или частной переписки с членами семьи, друзьями, любимыми. Деловому тону такие формы не присущи.

Если вы хотите развиваться в профессиональном плане, предлагаем посетить наш сайт. Календарь мероприятий включает форумы и конференции различной направленности. Вы сможете стать участником интересных событий, а также найти решение возникающих профессиональных вопросов.

Перейти к мероприятиям