- Начало автоматизации закупок – удерживаем фокус на приоритетах
- Опыт автоматизации закупок включает работу как заказчика, так и консультанта, что позволяет понять процесс со всех сторон.
- Управление рисками и «нежданчиками» проекта
- Формализация потребностей и требований, предъявляемых к системе – основа для правильного выбора поставщика
Выступление Анны Бузовой, вице-президента по закупкам и логистике и Екатерины Таровой, директора по непрямым закупкам HEALTH&NUTRITION (DANONE), в рамках VIII Всероссийского форума директоров по коммерческим закупкам «VPROC 2025», прошедшего 2-4 апреля 2025 года в Москве.
Компания HEALTH & NUTRITION (DANONE) в России – это:
- N1 в производстве молочных продуктов. В 2024 году было переработано 1,13 млн тонн сырого молока, полученного с более чем 300 ферм.
- 12 заводов, 27 складов и 14 торговых филиалов, отвечающих всем современным стандартам качества и безопасности, на которых трудится свыше 5000 сотрудников.
- Бренды H&N – «Простоквашино», Planto, «Актибио», Actimuno, «Петмол», «Даниссимо», «Bio баланс», «Актуаль», «Растишка», «Тема», «Для всей семьи» и региональные.
Начало автоматизации закупок – удерживаем фокус на приоритетах
В самом начале процесса автоматизации закупок следует провести анализ текущих процессов и расставить основные приоритеты. Например, среди них могут быть:
- Снижение затрат, сокращение издержек и экономия ресурсов.
- Оптимизация взаимодействия с поставщиками и собственными подразделениями
- Ускорение и повышение прозрачности закупочных процессов,
- Сокращение рисков, в том числе через уменьшение влияния человеческого фактора.
- Обеспечение непрерывности производственных и бизнес-процессов.
- Консолидация отчетности, точное прогнозирование и другие.
Основная ИТ-цель при автоматизации закупок: внедрить информационную систему SRM, которая будет интегрирована с ЭТП и информационными системами согласно ТЗ.
Автоматизация закупок начинается с понимания основных систем, которые могут потребоваться для успешной реализации проекта. Это включает в себя управление мастер-данными, ERP-систему, ESM-системы, BI-системы, SRM-систему, ЭТП-систему и другие.
Каждая из этих систем имеет свои особенности и требования, они должны правильно интегрироваться друг с другом. Например, без управления мастер-данными может быть сложно полноценно наладить процессы внутри SRM-системы. Также важно учитывать, что SRM-система и ЭТП-система могут быть взаимосвязаны и дополнять друг друга.
Анна Бузова: «Есть даже ряд компаний, которые живут одновременно на нескольких ЭТП. В любом случае ЭТП – это неотъемлемая часть SRM-системы. Вам нужно либо с ней жестко интегрироваться как в ту, так и в другую сторону, либо на базе ЭТП-системы строить SRM-систему».
Одним из главных приоритетов должен стать выбор подрядчика, который имеет опыт работы как с SRM, так и с ЭТП-системами. Это может стать ключевым фактором успеха проекта. Такие компании обычно имеют больше данных и опыта в области методологической поддержки и могут предложить комплексное решение для автоматизации закупок.
Опыт автоматизации закупок включает работу как заказчика, так и консультанта, что позволяет понять процесс со всех сторон.
«Опыт, сын ошибок трудных» – как избежать повторения прошлых ошибок?
Избегать повторения ошибок прошлых проектов, улучшить результаты автоматизации и сделать ее более эффективной помогает:
- Изучение опыта других компаний, разбор успешных и неудачных кейсов.
- Анализ текущих закупочных процессов и понимание слабых мест и существующих проблем.
Кроме того, следует осознавать цену ошибки при выборе ИТ-партнера. В этом вопросе предпочтение стоит отдавать компаниям, предлагающим единое решение SRM и ЭТП-системы. Это позволит избежать сложностей с интеграцией и обеспечит более эффективную поддержку.
Анна Бузова: «Сейчас в связи с известными внешнеполитическими событиями владельцы крупнейших российских ЭТП создают рынок SRM-систем. Мне кажется, самый прямой путь – это выбирать подрядчика, который имеет одновременно свою ЭТП-систему и свою SRM-систему. Вопрос даже не в том, что реализованная интеграция будет дороже или дешевле, а в том, что это такие сильно комплементарные бизнесы с точки зрения того, что многое из функционалов SRM можно реализовать на функционале ЭТП и наоборот».
Управление рисками и «нежданчиками» проекта
Как показывает практика, каждый проект автоматизации закупок имеет свои особенности и вызовы, которые не всегда можно предвидеть заранее. Именно поэтому важно разработать четкий план действий и определить приоритеты, а также сформулировать подходы и принципы управления проектом.
Принципы управления проектом.
Что необходимо делать для управления рисками:
- Идентифицировать и документировать риски на всех этапах проекта.
- Определять подходы к ослаблению отрицательных и к усилению положительных последствий.
- Контролировать реализацию принятых мер и мониторить остаточные риски.
Управления проблемами:
- Идентифицировать и документировать проблемы.
- Назначать ответственных за решение.
- Определять необходимые действия для решения.
- Контролировать реализацию и мониторить неразрешенные проблемы.
- Эскалировать проблемы на уровень УК.
Управления изменениями:
- Документировать изменения.
- Анализировать влияние изменений на срок реализации проекта.
- Эскалировать на уровень УК.
- Вносить изменения в план проекта на основании решения УК.
На первоначальном этапе необходимо понимать, что в процессе реализации проекта количество функциональных требований (ФТ) может существенно увеличиваться. Например, после проведенного обследования процессов закупки, контрактования и снабжения SRM-системы количество базовых требований с 200 ФТ, заложенных на старте проекта, возросло до 442 ФТ.
Формализация потребностей и требований, предъявляемых к системе – основа для правильного выбора поставщика
Екатерина Тарова: «От того, как мы напишем ТЗ, определим задачу и цель, будет зависеть то, что мы получим в конце. Поэтому для начала, конечно, надо понять, какие цели, какие задачи мы ставим. Какие конкретно проблемы решаются внедрением СРМ-решения».
Формализация потребностей включает в себя описание бизнес-эффекта, который будет достигнут после внедрения. Это также про функциональные и технические требования к системе. Формализация потребностей требует участия заказчика и IT-специалистов, так как внедрение CRM-системы – это не только IT-проект, но и реинжиниринг бизнес-процессов.
Екатерина Тарова: «Не описав требования ко всем частям, невозможно выбрать правильное решение, команду и исполнителя. Все, что мы запрашиваем у рынка, мы оцениваем. А то, что мы не запрашивали, мы не можем оценить. Поэтому самая главная, самая важная часть – это формализация потребностей. Здесь зачастую участвуют только заказчик и только IT».
Функциональные требования определяют, какие конкретные функции должна выполнять система, в то время как технические требования касаются аспектов интеграции, безопасности и других технических аспектов.
После формализации потребностей и требований необходимо провести анализ рынка и выбрать подходящее CRM-решение. Важно учитывать открытость запроса и прозрачность процесса выбора. Результаты анализа рынка обсуждаются с участниками процесса, включая финансовый и юридический отделы.
Следующим этапом является получение коммерческих предложений и проведение торгов по цене. При выборе CRM-решения следует учитывать технические, финансовые и юридические аспекты. Анализ рынка CRM-решений рекомендуется проводить открыто, в этом случае удастся получить максимально полную информацию.
#vproc #форумпозакупкам #закупки #коммерческиезакупки #интерфорум #interforum #interforums
5 дней
На фоне острой нехватки кадров на рынке труда, сегодня обучение и развитие персонала становятся для бизнеса одним из немногих способов повышения эффективности.…
13 дней
На форуме Экономическая безопасность бизнеса 2025 обсудим ключевые вызовы сферы корпоративной безопасности, тенденции и прогнозы развития экономики…
