Время предпринимателя — один из самых ценных ресурсов. Его следует направлять исключительно на те задачи, которые приносят компании развитие и способствуют её росту. Поэтому крайне важно делегировать всё, что можно, своему личному помощнику — человеку, который становится практически правой рукой руководителя. Однако возникает вопрос: как правильно выбрать такого специалиста и какие задачи можно ему доверять.
Необходимость в поиске персонального помощника возникает по разным причинам. Для одних руководителей это решение связано с переработками до поздней ночи, для других — с осознанием, что большая часть времени уходит на рутину и операционные задачи. Для кого-то ассистент является показателем высокого статуса и уровня должности.
Почему возникает потребность в помощнике?
- Организационные причины. С ростом компании появляются новые направления деятельности, и руководителю становится сложно контролировать ключевые аспекты работы каждого подразделения из-за нехватки времени.
- Личные причины. Если вы начинаете замечать, что вся работа держится только на вас и вам проще сделать всё самостоятельно, чем поручить кому-то другому, это признак того, что пора делегировать. Когда рабочий день затягивается до бесконечности, а времени на общение с близкими и друзьями становится всё меньше, стоит задуматься о передаче части рутинных и операционных задач другим людям.
- Имиджевые причины. Статус руководителя играет важную роль, и в некоторых случаях важно, чтобы именно персональный помощник решал организационные вопросы с клиентами и партнёрами, такие как согласование встреч или работа с документами, а не сам руководитель.
Независимо от причины, по которой вы решили нанять помощника, преимущества его работы вы почувствуете достаточно быстро. Освободив вас от организационных и рутинных дел, такой специалист позволит сосредоточиться на действительно важных задачах.
Несмотря на очевидные плюсы, многие руководители откладывают решение о найме помощника. Наиболее частая причина — нехватка времени: трудно найти подходящего человека, нужно его обучить, да и неясно, справится ли новый сотрудник. Всё это требует значительных ресурсов — как материальных, так и моральных. Из-за этих опасений многие продолжают откладывать выбор ассистента, утопая в рутинных задачах день за днём.
Шаги по поиску персонального помощника
- Определите требования. После выбора стратегии поиска важно чётко сформулировать требования к будущему помощнику. Чёткое понимание того, кто вам нужен, значительно ускорит процесс отбора кандидатов. Определитесь с обязанностями помощника:
- Функции секретаря: приём телефонных звонков, работа с первичными документами, управление вашим расписанием, организация мелких бытовых задач, таких как приготовление чая или кофе для вас и ваших гостей.
- Функции бизнес-ассистента: самостоятельный анализ и решение поставленных задач, подготовка отчётов по запросу руководителя, поддержание деловых отношений с клиентами и партнёрами, выполнение задач по продвижению компании — например, обновление информации на сайте, рассылка писем и другое.
- Оцените уровень квалификации. Одним из самых эффективных методов для оценки квалификации кандидатов является структурированное интервью по компетенциям. Зная, какие именно навыки необходимы в вашей компании, задавайте вопросы, основанные на конкретных примерах. Это позволит оценить реальные действия, а не просто описание умений. Например, спросите, как кандидат реагировал на агрессивного посетителя в приёмной, что делал в условиях крайней загруженности, когда одновременно нужно было выполнить несколько задач. Также полезно узнать, какие ключевые решения кандидат принимал в жизни — например, при выборе учебного заведения или при смене работы. Такой подход помогает понять, как человек справляется с конфликтами и расставляет приоритеты.
- Определите уровень заработной платы. Чтобы узнать, какие зарплаты актуальны для вашей вакансии, можно проанализировать предложения других работодателей в вашем регионе и требования к кандидатам. Также стоит учесть, на какие зарплаты рассчитывают кандидаты с нужным вам уровнем квалификации. Если вы работаете с рекрутером, он уже на первой встрече сможет предоставить данные о рыночных уровнях зарплат в зависимости от квалификации. Чтобы привлечь нескольких сильных кандидатов, стоит предложить уровень заработной платы выше среднего на рынке.
- Продумайте условия труда. Помимо зарплаты, важно обдумать и другие условия работы. Это могут быть комфортные условия труда, возможность работать удалённо, стабильность и перспективы рабочего места, интересные задачи и возможности для профессионального роста. Всё это делает вакансию более привлекательной.
Ключевые качества персонального помощника
Есть люди, которые по-настоящему получают удовольствие от роли помощника. Им нравится поддерживать руководителя, помогать ему экономить время, повышать его эффективность и создавать комфортные условия для работы и жизни. В противоположность им — те, кто стремится к самостоятельности, хочет достигать целей и управлять процессами. Такие качества не подходят для помощника. Ищите того, кто находит радость в том, чтобы поддерживать вас, делая сильнее, но при этом оставаться в тени. Обычно такие люди стабильны в своей работе и настроены на долгосрочные отношения с одним руководителем.
Преодолеть привычку делать всё самому бывает сложно, но результат того стоит. Освоив искусство делегирования, вы освободите ресурсы, которые помогут вашему бизнесу расти и достигать новых высот значительно эффективнее.
На нашем сайте доступны программы ближайших форумов, списки спикеров и другая информация о наших проектах.
#корпоративноеобучение #обучениеперсонала #hr #interforum #interforums
30 дней
28-29-30 мая форум «Управление продуктом 2025» соберет в Москве профессионалов сферы product management для обмена передовыми практиками и всестороннего…
51 день
18 июня в рамках B2B CLIENT SERVICE FORUM профессионалы из крупнейших производственных компаний и компаний провайдеров услуг для бизнеса поделятся…
