Аутсорсинг снижает затраты на оплату труда, улучшает качество услуг при прежних затратах и помогает избежать ошибок, возникающих при найме работников в компанию. Это делает ее работу эффективнее. О том, что такое аутсорсинг и зачем он нужен бизнесу, читайте далее.
Что такое аутсорсинг
Передача определенных функций, операций либо бизнес-процессов организации внешним подрядчикам называется аутсорсингом. Он актуален для тех компаний, которым невыгодно оплачивать труд постоянных специалистов, например, потому, что их услуги требуются время от времени. Аутсорсинг позволяет сэкономить на оплате труда работников, а также их подборе, трудоустройстве и обучении, ведь аутсорсинговая компания предоставляет услуги специально обученных сотрудников, которые, как правило, отлично справляются с поставленными задачами.
Фото: Shopify Photos
Существуют следующие разновидности аутсорсинга:
- IT-аутсорсинг – это передача работы по поддержке и улучшению ИТ-инфраструктуры и программного обеспечения фирмы;
- аутсорсинг бухучета – работа по обработке первичных бухгалтерских документов, авансовой отчетности и командировочной документации;
- аутсорсинг кадрового делопроизводства – распределение функций по заполнению и учету трудовых книжек, трудоустройству и увольнению сотрудников (в том числе массовому), оформлению командировок, отпусков и т. д.;
- аутсорсинг производственных процессов – передача исполнителю разных производственных этапов;
- аутсорсинг административных функций – передача функций персонала, принимающего гостей, курьеров, центра поддержки пользователей, отделов маркетинга, закупок и продаж;
- складской аутсорсинг – распределение работ по хранению, выдаче и обслуживанию товарно-материальных ценностей.
Это далеко не все примеры аутсорсинга. Организация может передать внешнему исполнителю любые бизнес-операции. Как правило, аутсорсинговые компании выполняют текущие задачи фирмы, но не ключевые.
Фото: rawpixel
В чем особенность аутсорсинга
Если кратко, то аутсорсинг означает передачу непрофильной работы организации сторонней компании. В нем участвует две стороны: фирма-заказчик и аутсорсер (провайдер). Заказчик передает аутсорсинговой компании управление бизнес-операциями, а она полностью или частично отвечает за результат. Иногда outsourcing путают с предоставлением труда сотрудников, но это разные вещи. Предоставление труда сотрудников – это привлечение организацией-заказчиком к работе людей, официально оформленных в другой фирме (исполнителе). Такие работники выполняют свои обязанности под контролем и руководством заказчика, но зарплату им выдает фирма-исполнитель. Она является их официальным работодателем и выполняет кадрово-расчетные функции. При аутсорсинге подписывают два вида соглашений:
- фирма-исполнитель и компания-заказчик – гражданско-правовой договор о предоставлении труда сотрудников;
- фирма-исполнитель и временные сотрудники – трудовые договоры.
С 2016 года в РФ предоставлять труд работников праве только частные агентства занятости, прошедшие аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.
Преимущества и недостатки аутсорсинга
Плюсы аутсорсинга. К ним относятся:
- экономия времени и денег на найме и обучении сотрудников;
- разгрузка штатных работников посредством передачи их функции сторонним специалистам;
- экономия на оплате отпускных и больничных;
- возможность задействовать квалифицированных специалистов сторонней компании;
- улучшение работы фирмы за счет привлечения знающих работников;
- возможность временно масштабировать бизнес при повышении спроса на продукцию, а затем уменьшить количество сотрудников, не сокращая штат.
Фото: Sarah Pflug
Достоинство аутсорсинга в том, что, так как сторонние работники числятся в штате аутсорсинговой компании, фирме-заказчику не нужно платить за них налоги. К тому же на работу аутсорсеров обычно не влияют их больничные, так как фирма-исполнитель несет ответственность за выполнение своих обязательств.
Минусы аутсорсинга. К ним относятся:
- риск утечки информации, составляющей коммерческую тайну. Чтобы этого не случилось, нужно правильно выбрать провайдера и заранее подписывать с ним договор NDA;
- некачественное выполнение работы сотрудниками на аутсорсе. Компания-заказчик не контролирует процесс, что может привести к ошибкам со стороны провайдера. В этом случае заказчик может потребовать компенсацию. Чтобы избежать некачественного выполнения работы, надо тщательно выбирать фирму-исполнителя;
- ограниченность передаваемых функций. Как правило, аутсорсеру передают второстепенную работу, не влияющую на ключевые процессы компании. Если заказчик поручит провайдеру важные функции, и он выполнит их неправильно, то работа может остановиться. Этот недостаток можно нивелировать, если выбрать надежного исполнителя;
- трудность поиска хорошего провайдера. Это основная проблема, решение которой позволяет избежать ошибок в ходе выполнения работы исполнителем, а также разглашения коммерческой тайны. Желательно привлекать к работе практиков, имеющих опыт в определенной сфере. Компания-исполнитель должна иметь хорошую репутацию и необходимые документы;
- сложности с интеграцией. Объединить бизнес-процессы заказчика с работой компании-исполнителя не всегда просто.
Фото: rawpixel
Как выбрать провайдера
От правильности выбора провайдера зависят результаты его работы. Важно обращать внимание на 2 фактора:
- экспертность исполнителя – от нее зависит, сможет ли он качественно выполнять свои функции;
- его опыт – это влияет на то, сможет ли аутсорсер эффективно работать при непредвиденных обстоятельствах, например, финансовых санкциях.
Кому стоит воспользоваться услугами аутсорсера
Существует минимум 3 вида компаний, которым выгодны аутсорсинговые услуги:
- предприятия малого и среднего бизнеса. Передать внешнему исполнителю можно функции отдела ИТ, финансов, логистики, маркетинга. Эти структуры обслуживают бизнес, но фактически ничего не производят, поэтому не влияют на прибыль напрямую. Поэтому небольшим и средним предприятиям невыгодно создавать такие отделы, нанимать, обучать и содержать для них сотрудников. Использование аутсорсинга позволяет оптимизировать расходы;
- стартапы. Во время запуска проекта рискованно нанимать полноценный штат сотрудников, закупать оборудование и программное обеспечение. Проще обратиться в аутсорсинговую компанию, работники которой возьмут часть функций на себя, помогут развить бизнес, не вкладывая большие деньги;
- компании с неравномерной нагрузкой на сотрудников. Существенные колебания спроса – частая проблема ретейлеров. Если нанять сотрудников в штат, то придется платить им во время снижения нагрузки. Это финансово невыгодно, поэтому проще привлечь персонал на время, заключив договор аутсорсинга.
Услуги аутсорсинга используют компании любого размера, но задачи в каждом случае отличаются. Малый и средний бизнес чаще всего привлекают провайдеров для ведения небольших бизнес-операций. Стартапы – чтобы быстро и без больших затрат запустить новый проект. Крупные компании – для открытия новых производств, офисов или складов. Однако все они преследуют одну цель: передать работу профессиональным сотрудникам при минимальных затратах, чтобы оптимизировать бизнес и улучшить качество работы фирмы.
Если вы хотите получить консультацию о том, как вести бизнес в Москве, обратитесь в компанию InterForum. В нашем штате работают люди с большим опытом, которые подскажут, как вывести компанию на новый уровень, получить преимущества перед конкурентами и избежать ошибок.
