Системы управления обучением: что это и зачем они бизнесу

Чтобы сотрудники компании работали лучше, они должны постоянно учиться новому. Однако обучение будет эффективным, только если правильно его организовать. Для этого можно использовать систему управления обучением (learning management system, или LMS). Компания может купить готовую модель или разработать свою. О том, что такое система управления обучением и зачем она нужна бизнесу, читайте далее.

Что такое система управления обучением

LMS – это программа для управления обучением. Обычно ее применяют:

• организации – для обучения работников;
• институты;
• онлайн-школы.

Самые распространенные возможности LMS:

• создание обучающих курсов;
• загрузка готовых учебных материалов;
• создание доступа к курсам для разных групп пользователей;
• отслеживание показателей обучающихся.

Систему управления обучением нередко используют в банковской деятельности, например для повышения квалификации менеджеров. Например, сначала сообщают им об определенном продукте через онлайн-курс, а потом проводят тестирование.

Photo by: Sarah Pflug

Задачи LMS

Основные задачи системы управления обучением указаны в ее сокращенном названии – LMS, что расшифровывается как learning management system. Рассмотрим каждое слово в расшифровке аббревиатуры подробнее.

1. Learning – это организация обучения. Используя LMS, можно отладить:

• дистанционное обучение, при котором человек учится в свободном режиме и не посещает занятия очно;
• мобильное микрообучение, когда пользователь обучается с помощью телефона;
• вебинары и аналогичные онлайн-мероприятия;
• встречи офлайн (с помощью LMS можно отслеживать количество оставшихся свободных мест и просматривать дни мероприятий в календаре).

Комплексные программы позволяют реализовать все указанные возможности. Также, используя LMS, можно:

• проверять знания студентов по окончании учебы;
• упростить адаптацию новых работников к своим обязанностям;
• задействовать студентов в обучении, например через ленту новостей, пуш-уведомления и почтовые рассылки, награды за успешную учебу.

2. Management (менеджмент) – управление обучением. В LMS можно:

• управлять обучающими материалами, подгружать новые лекции и создавать курсы в электронном редакторе;
• анализировать успехи студентов и сотрудников в обучении с помощью конструкторов отчетов и визуальных дашбордов;
• управлять аккаунтами, например создавать профили для новых студентов и соединять их в группы, а также назначать даты прохождения курсов.

3. System – объединение всистему. LMS удобна тем, что позволяет дать доступ к механизму обучения всем пользователям. Поэтому она может одновременно использоваться в нескольких филиалах одного и того же института или фирмы.

Таким образом, LMS – это комплексные программы, позволяющие эффективно организовать обучение. Их используют для повышения квалификаций сотрудников в организациях, студентов в институтах и обучающихся в онлайн-школах.

Преимущества LMS

У системы управления обучением много преимуществ, но основные следующие:

• сокращение расходов. Бизнесу выгодно проводить внутреннее онлайн-обучение. На платформе удобно вести общую базу знаний, сохранять полезные материалы и обучать удаленно. Онлайн-школам тоже выгодно сотрудничать с клиентами дистанционно, а не арендовать помещения для занятий;

Photo by: Sarah Pflug

• обучение широкой аудитории. Одной программы хватит, чтобы обучать сотрудников по всей России и даже за рубежом, если компания крупная и работает в нескольких городах. Онлайн-школы могут искать слушателей по всему миру, работая дистанционно;
• легкий и быстрый запуск. Покупая готовое решение, компании не нужно тратить время и силы на настройку программы и приобретение серверов. Можно просто зарегистрироваться на платформе и внести туда обучающие материалы;
• простой доступ с любого устройства. Облачные платформы могут работать на ПК, смартфонах и планшетах, что упрощает обучение и делает его доступнее;

Photo by: Tomáš Hustoles

• автоматизация образования. Программу можно отладить так, чтобы минимизировать рутинные операции. Система будет проверять тесты, записывать слушателей на вебинары, напоминать о занятиях, составлять отчеты о посещаемости и выполнять другие функции;
• аналитика процесса обучения. Облачное решение анализирует успеваемость каждого студента, потока либо отдела сотрудников. В нем можно посмотреть, какие задания вызывали больше всего трудностей или оказались очень легкими.

Как выбрать хорошую систему управления обучением

Чтобы LMS работала эффективно, важно правильно ее выбрать. Прежде всего система управления обучением должна обладать следующими характеристиками:

• качественными образовательными материалами в достаточных объемах. Именно от качества обучающего контента во многом зависит эффективность обучения. Даже современная и функциональная LMS не даст хороших результатов при низкокачественных материалах. Некоторые компании отказываются от использования learning management system, так как не находят нужный контент. Хорошая система обучения должна содержать достаточное количество материалов. Это достигается одним из способов:
  • наличием библиотеки готовых курсов из внешних источников. В этом случае фирма может докупить требуемые образовательные программы и открыть для них доступ сотрудникам. Удобство такого решения в том, что компании не нужно аккумулировать знания самостоятельно, а можно их просто купить;
  • предоставлением удобного веб-редактора для подготовки курсов. С помощью него фирма может сохранить и передать работникам свой ценный опыт с учетом специфики деятельности. Для создания курсов можно привлечь знающих сотрудников;
• комфортным и легким доступом к обучению. Многие создатели приложений стараются получить внимание пользователей. LMS не настолько удобны, как мессенджеры, социальные сети и онлайн-кинотеатры. Поэтому спросом пользуются обучающие системы, комфортные для пользователей. Это достигается путем создания в LMS:
• понятной логики использования;
• приятного интерфейса;
• качественных обучающих материалов;
• социальной составляющей либо геймификации.

Также важно сделать нативное мобильное приложение, которое не будет вызывать многочисленных вопросов у пользователей. Если человеку будет некомфортно учиться, то он будет получать знания через силу, что ухудшит их усвоение;

• простым администрированием. Внедрение системы управления обучением создает ненужные трудности управленцам. Хорошая LMS призвана упростить процессы, а не сделать их сложнее. Она должна содержать интуитивно понятные опции, включая:
• рассылку приглашений на обучение;
• назначение даты и времени прохождения курсов;
• разграничение прав доступа;
• создание и загрузку обучающих материалов;
• составление отчетов.

В некоторых случаях для ИТ-поддержки обучающей системы нужно больше сил, чем для организации учебы.

Популярные LMS

Всего существует 4 вида LMS:

• облачные решения для полного цикла обучения;
• облачные системы для узкого обучения;
• программы для онлайн-школ;
• кастомные системы обучения.

Рассмотрим каждый вид подробнее.

Облачные решения для полного цикла обучения

Примеры: Knomary LMS, iSpring, Teachbase.

Обычно их применяют небольшие и средние предприятия, которые хотят сделать учебу комплексной. Крупный бизнес тоже использует такие решения, чтобы обучать сотрудников подразделений и реализовывать проектные задачи. Облачные решения для полного цикла решают все образовательные задачи фирмы. В большинстве случаев они основаны на SaaS-модели: подписке, предполагающей внесение платежей раз в год или раз в месяц за число пользователей. Основное преимущество таких систем заключается в том, что все работы по внедрению, настройке и обновлению программного обеспечения выполняет провайдер. Однако облачные решения для полного цикла нельзя корректировать и изменять под цели фирмы.

Облачные системы для узкой группы задач обучения

Примеры: Skill Cup, Quiz Lab.

Обычно они востребованы у крупных предприятий. Такие системы содержат меньше опций, чем LMS полного цикла, однако помогают решать специфические задачи больших компаний. Например, крупной торговой сети надо сообщать мерчандайзерам о новых правилах выкладки продукции. Для этого они внедряют сервис, позволяющий обучать работников через приложение для смартфонов. При этом сотрудники могут отслеживать изменения правил выкладки в любое время.

Photo by: Sarah Pflug

Программы для онлайн-школ

Примеры: GetCourse, ZenClass, «АнтиТренинги».

Такие системы применяют специалисты, чтобы продавать свои знания через онлайн-курсы. При этом возможности программ отличаются от типичных LMS. Обучающие системы для онлайн-школ:

• направлены только на удаленное обучение;
• дополнительно оснащены коммерческими опциями, например приемом оплаты, CRM, рассылкой рекламных сообщений.

Кастомные решения

Примеры: WebSoft HCM, Mirapolis HCM.

Такие программы оптимальны для больших фирм, которым сложно найти LMS под свои задачи. Кастомные программы можно корректировать, использовать вместе с иными программными ресурсами и размещать на серверах фирмы. Специалисты разрабатывают ИТ-решение под потребности бизнеса, принимая за основу базовую версию продукта. Стоимость кастомных программ складывается из 2 частей:

• фиксированной оплаты лицензии для неограниченного количества пользователей;
• стоимости создания и интеграции программного обеспечения, исходя из объема затраченного времени.

Кастомные разработки уже сложно назвать разновидностью типичных LMS, так как они имеют больше функций, например помогают управлять успехами сотрудников, оценивают показатели работы разными методами и даже дают рекомендации по карьерному росту.

Photo by: Sarah Pflug

Из-за указанных особенностей кастомные системы относятся скорее к системам управления талантами (talent management system).

Когда выбрать готовое решение, а когда разработать свое

Как правило, компании разрабатывают собственные платформы управления обучением, если не могут найти решение, соответствующее потребностям бизнеса. Фирме требуется своя LMS-программа, если:

• в ней особые процессы обучения и развития работников;
• надо улучшить указанные процессы;
• для этого хватает ресурсов.

На практике кастомные программы востребованы у крупных компаний или технологических лидеров в своей отрасли. Таким предприятиям нужны особые разработки, так как процессы, протекающие в них, масштабные и сложные.

Для создания кастомного ПО используют «коробочное» базовое решение. Чем уже специфика работы фирмы, тем больше у нее требований к платформе обучения и тем выше уровень кастомизации базовой программы.

Photo by: Sarah Pflug

Если процессы в бизнесе простые, а сотрудников немного, то проще купить готовую облачную программу и использовать ее. Это сэкономит время и деньги, так как не придется оплачивать разработку программы и постоянно обновлять ее. Иногда кастомные и облачные решения объединяют. Сотрудники одной фирмы могут использовать до 5 разных систем. Однако если в компании есть кастомное решение, то готовые программы становятся вспомогательными. Они помогают решать немногочисленные узкие задачи, для которых недостаточно кастомной разработки. Иногда вспомогательные системы применяют не во всей организации, а только в проектах и структурных подразделениях. Это помогает бизнесу быстро решать локальные проблемы и не вкладывать средства в доработку кастомного ПО.

Таким образом, LMS – это оптимальный вариант для тех предприятий, кто хочет отслеживать процесс обучения, сделать его более эффективным и прозрачным. Облачная платформа может стать кладезем знаний для успешной учебы сотрудников, а также отследить результаты их обучения. Однако важно выбирать качественное LMS-решение, соответствующее потребностям бизнеса.

Перейти к мероприятиям