"ИЩУ КАМИКАДЗЕ НА ПОСТОЯННУЮ РАБОТУ". Так российский экономист Михаил Делягин искал себе персонального ассистента. Личные помощники руководителей уже привыкли, что их называют многорукими, супергероями и прочее. Образы Пеппер Поттс из "Железного человека" и Энди Сакс из "Дьявол носит Prada" только подтвеждают общепринятое мнение о сложности работы персонального ассистента.
Круг задач личного помощника в каждой компании свой особенный, но есть общие для всех.
Топ-30 требований
Проанализировав 200 вакансий персонального ассистента, мы выбрали топ-30 требований к ним:
- ведение календаря руководителя;
- ведение протоколов совещаний (при необходимости);
- деловая переписка (в т.ч. на английском языке);
- последовательный перевод с/на английском языке;
- контроль за выполнением поручений и приказов руководителя;
- travel-поддержка руководителя и членов семьи (организация поездок‚ бронирование авиа/железнодорожных билетов‚ гостиниц‚ оформление необходимых документов), сопровождение в бизнес-поездках (редко);
- контроль за функционированием офиса, делопроизводством;
- международная активность (вместе с PR службой): анализ, разработка годовых планов, подготовка документов, деловая переписка;
- подготовка обзоров и аналитических справок;
- коммуникация с учредителями, гостями и партнерами компании по телефону, в переписке и лично при встрече;
- работа с сервисными службами;
- выполнение личных поручений руководителя;
- готовность к ненормированному рабочему дню;
- быстрая скорость печати;
- ухоженность;
- руководство персоналом (секретариат, водители, домашний персонал и др.);
- осуществление функции рекрутера при необходимости;
- работа с почтой компании и директора, ведение учета и распределения поступающей информации, касающейся руководства;
- взаимодействие с различными органами и предприятиями для решения вопросов, не требующих непосредственного участия директора;
- осуществление сбора материалов и информации‚ подготовка аналитических, информационных и справочных материалов по запросу руководителя;
- Pro-активность и максимальная вовлеченность в процесс работы;
- умение выстраивать продуктивные отношения с коллегами, клиентами, подрядчиками для достижения быстрого разрешения различных вопросов;
- отличное знание бизнес-лексики;
- открытая виза шенген (преимущество);
- наличие водительских прав и актуального опыта вождения;
- подбор домашнего персонала;
- сервисное сопровождение переговорных процессов‚ подача напитков и т.д;
- написание спичей и статей, организация интервью, взаимодействие с журналистами, сопровождение на конференциях и публичных выступлениях;
- ведение базы контактов, ведение графика памятных дат и дней рождений;
- умение работать с конфиденциальной информацией.
Это далеко не весь перечень требований, но даже он позволяет понять, почему так непросто найти достойного кандидата. Добавим к этому факт, что руководители часто не имеют четкого представления о том, за то будет отвечать помощник. Да и кандидатов с таким перечнем знаний и умений, которые будут буквально гореть работой и жить жизнью руководителя, по пальцам сосчитать.
И все же, несмотря на все сложности этой работы, персональные ассистенты очень ценят ее, ведь их руководители - это кладезь знаний и опыта, и это бесценно.
