Закупочная деятельность является неотъемлемой частью функционирования любой организации, независимо от ее масштаба — будь то малый и средний бизнес или крупная корпорация. По различным данным, затраты на закупку товаров и услуг могут составлять от 25 до 65 % от общего дохода коммерческих предприятий или бюджета организаций с госучастием. Сложность и трудоемкость этого процесса побуждают искать эффективные способы его упрощения.
Основные проблемы
Существует две ключевые трудности, с которыми регулярно сталкивается отдел закупок. Первая из них — нехватка квалифицированных специалистов. Работники должны быть знакомы с внутренними регламентами, хорошо разбираться в законодательных требованиях, иметь практический опыт взаимодействия с поставщиками и демонстрировать высокую эффективность.
Вторая проблема — огромный объем задач, которые ложатся на плечи специалистов по закупкам. Они несут ответственность за сбор, обработку и анализ большого количества данных, касающихся товаров, цен и поставщиков. Множество рутинных операций повышает эмоциональное напряжение, что ведет к утомляемости и профессиональному выгоранию. Этот процесс усложняется тем, что взаимодействие с контрагентами и проведение тендерных процедур регулируются не только законодательством, но и внутренними нормативами, что делает ошибки, допущенные по вине сотрудников, крайне опасными.
Такие трудности замедляют рост бизнеса и мешают компании удерживать конкурентоспособность. Задержки на этапе закупок могут повлечь за собой сбои в поставках и нарушение сроков производства, что сказывается на работе всей организации. К тому же из-за чрезмерной нагрузки сотрудники начинают испытывать неудовлетворенность своей работой, что приводит к высокой текучести кадров, что несет дополнительные убытки для бизнеса. Решением этих проблем становится внедрение автоматизации процессов.
Какие решения доступны на рынке
Использование автоматизированных технологий значительно улучшает внутреннюю работу организаций. В области закупок незаменимыми инструментами стали СЭД (системы электронного документооборота), ERP (системы планирования ресурсов предприятия) и товароучетные системы. Эти решения облегчают управление поставщиками, позволяют контролировать запасы и выполнение поставок, а также помогают анализировать потребности и выполнять многие другие задачи.
Как правило, крупные компании уже завершили начальную стадию внедрения такого ПО и теперь переходят к полной цифровизации бизнеса. Тем не менее, по данным Kept, 80 % организаций продолжают автоматизировать лишь отдельные процессы, которые часто требуют человеческого вмешательства и тщательного контроля. Согласно опросу TAdviser, в настоящее время автоматизация охватывает в основном подготовку и утверждение заявок на закупку, обработку платежей, ведение базы поставщиков и проверку документов. Однако процессы завершения процедур, включая учет и анализ результатов, остаются недостаточно автоматизированными. Основную часть времени специалисты по закупкам тратят на ручное внесение данных, бумажный документооборот и согласование условий с поставщиками.
Традиционные методы роботизации оказываются недостаточными для всех задач отдела закупок. Возникает необходимость в новых решениях, которые позволят сделать автоматизацию более глубокой и снизить участие человека в рутинных операциях.
Цифровые помощники в области закупок
Для автоматизации процессов закупок на рынке появились цифровые помощники — системы, которые взаимодействуют с пользователем через голосовой или чат-интерфейс, позволяя создавать запросы и выполнять задачи на естественном языке. В отличие от обычных чат-ботов, цифровой ассистент включает в себя набор передовых технологий и работает исключительно на базе платформы интеллектуальной автоматизации. В этом решении программные роботы выполняют рутинные операции, модуль OCR распознает большое количество документов, а искусственный интеллект анализирует данные и помогает строить прогнозы.
Одна из ключевых задач цифрового ассистента в сфере закупок — это поиск и анализ рыночных цен на внешних площадках. Для начала работы менеджер задает необходимые параметры поиска, такие как характеристики товаров, производителей, сроки подачи предложений, города и другие критерии. После этого ассистент автоматически проводит поиск товаров и поставщиков на выбранных электронных платформах, избавляя сотрудника от необходимости вручную просматривать множество предложений. При этом можно настроить глубину поиска — загрузить списки номенклатурных позиций и указать необходимое количество поставщиков. Цифровой помощник выделяет релевантные предложения и переходит к проверке контрагентов в реестрах, таких как РНП, СМСП, ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Процесс можно дополнительно автоматизировать с помощью голосового бота, который проведет обзвон поставщиков и верифицирует их информацию.
По итогам поиска ассистент формирует сводную таблицу, где представлены предложения с указанием цен и выделением минимальной стоимости по каждой позиции. Также происходят расчет НМЦ и автоматическое заполнение формы для обоснования расчетов. Специалисту остается только выбрать наиболее подходящее предложение из проверенных вариантов. По нашим расчетам, сбор качественной информации по одной позиции с помощью «Менеджер + Цифровой ассистент» занимает 6 минут, тогда как вручную этот процесс длится от 35 до 52 минут.
Цифровой ассистент также позволяет оптимизировать выполнение других задач в процессе закупок:
- Обработка закупочной документации, включая подготовку и проверку технического задания, проектов договоров и счетов-фактур.
- Размещение конкурентных закупок на электронных торговых площадках и обработка запросов от поставщиков в ходе конкурсных процедур.
- Аудит систем менеджмента качества (СМК) поставщиков, необходимый для построения долгосрочных отношений с контрагентами и разработки стратегии работы с ними.
Практическое применение
Некоторые российские компании уже успели оценить преимущества внедрения цифровых ассистентов. Например, в компании «Газпромтранс» была пересмотрена стратегия закупок и автоматизирована работа отдела материально-технического снабжения. Цифровой ассистент взял на себя оформление заявок на поставку, отправку актов сверки контрагентам и заполнение форм на электронной торговой площадке «Газпромбанка». Это позволило повысить операционную эффективность и создать дополнительные возможности для роста, так как компания смогла добиться более высоких результатов с тем же количеством сотрудников.
Использование инструментов интеллектуальной автоматизации значительно облегчает выполнение множества рутинных задач. Для департамента закупок главный бизнес-эффект заключается в быстром расширении базы проверенных поставщиков и оптимизации закупочных цен. В результате этого повышается общая экономия на закупках. При этом оптимизация процессов не приводит к ухудшению условий для сотрудников. Напротив, внедрение таких инструментов способствует повышению их вовлеченности и лояльности, так как цифровые ассистенты освобождают работников от монотонных задач и минимизируют риски, связанные с человеческим фактором. Для компании это важное преимущество — исключение ошибок в работе снижает вероятность штрафных санкций за нарушение процедур закупок.
На нашем сайте доступны программы ближайших форумов, списки спикеров и другая информация о наших проектах.
#vproc #форумпозакупкам #закупки #коммерческиезакупки #interforum #interforums
8 дней
28-29-30 мая форум «Управление продуктом 2025» соберет в Москве профессионалов сферы product management для обмена передовыми практиками и всестороннего…
29 дней
18 июня в рамках B2B CLIENT SERVICE FORUM профессионалы из крупнейших производственных компаний и компаний провайдеров услуг для бизнеса поделятся…
