Мастер-класс. Как «коробка спринтов» помогла сэкономить миллиарды рублей при реализации инвестиционных проектов

Выступление Ярослава Будаева, руководителя службы по управлению инвестиционными проектами СИБУР, в рамках PROJECT MANAGEMENT FORUM 2024, прошедшего, 26 июня в Москве.

СИБУР – глобальная нефтехимическая компания, № 1 в СНГ и Восточной Европе.

Ярослав Будаев отвечает в СИБУРЕ за 130+ инвестиционных проектов с объемом CAPEX в 140 млрд. рублей. Имеет опыт по трансформации и повышению операционной эффективности в трех различных областях: телекоме, строительстве и нефтехимии.

Спринт 1 «Внедрение процесса управления графиками проектов»: как научиться планировать и повысить качество попадания в сроки?

Благодаря новой модели работы удалось заработать десятки миллиардов рублей всего за первый год внедрения. Основные изменения коснулись управления портфелем инвестиционных проектов, где было перестроено все, начиная от низкобюджетных проектов до процессов управления портфелями и проектами в компании.

Основные проблемы, с которыми столкнулась команда в процессе работы: отсутствие нормального расписания, недостаток реальной информации, неопределенность в планировании задач.

Для решения этих проблем были реализованы четыре спринта, в состав которых вошли: упрощенная логика работы, управление графиками, пересборка процессов управления проектами и анализ метрик эффективности.

Например, скрипт по управлению графиками реализации проектов – это про формирование оптимального графика, учитывающего специфику проекта и подлежащего актуализации в ходе реализации проекта. В итоге происходит оптимизация всех аспектов работы с графиком, от формирования до пост-анализа.

Спринт 2 «Внедрение инструментов и ритуалов для управления реализацией портфеля проектов»: где и, главное, что надо обсуждать, а что обсуждать не надо?

Следующий блок управления реализацией проектов – это про ритуалы и цифровые инструменты мониторинга сроков проектов. На основе новых аналитических инструментов осуществляется мониторинг соответствия реализации проекта плановым срокам, а в случае отставания разрабатываются компенсирующие мероприятия.

Введение инструментов и ритуалов в процесс управления оказало существенное влияние на рост прибыли компании. При этом для более эффективной работы необходимо учитывать некоторые моменты, например, что и на какую аудиторию следует обсуждать.

Когда обсуждение касается конкретных проектов или технических аспектов управления проектами, то это неинтересно для широкой аудитории.
Здесь лучше сосредоточиться на:

• общих принципах управления портфелями и проектами,
• внедрении инструментов и ритуалов, а также их влиянии,
• проблемах, которые были решены, и какие при этом результаты были достигнуты.

В кругу более узких, профильных специалистов проходит обсуждение технических и других подобных тем.

Спринт 3 «Развитие навыков проектного управления менеджеров проектов»: эскалация проблемы – это «умное» решение, если проблема не решается

"Люди боятся эскалации. Они связывают это с неудачей. Решением стала автоматическая эскалация. Она происходит при достижении определенного порога. По сути, человек ничего не делает, он просто вводит данные и поднимается на ковер выше". Ярослав Будаев.

Проектное управление для менеджеров проектов заключается в том, что для них верстается еженедельный цикл работы c фокусом на реализацию проектов. Это делается в соответствии с их целевой зоной ответственности и формированием решений по ускорению проектов.

Как в компании реализованы основные принципы решений для ускорения:

• При отсутствии обратной связи от ответственного необходимо продублировать письмо с копией руководителей.
• При отказе одного или более ответственных за поручение или согласование осуществляется эскалация проблемы на руководителей.
• В течение недели у ответственных уточняется статус выполнения поручений.
• Для ускорения решения вопросов, требующих вовлечения более двух коллег, организуется общее совещание.
• При наличии объективных причин для удлинения сроков реализации проекта необходимо обратиться к руководителям с обоснованием корректировки графика.
• Задержки более 5 дней при реализации требуемых решений для ускорения проектов последовательно эскалируются на руководителей
• В случае отсутствия обратной связи от руководителя в течение 2 дней проблема эскалируется на руководителя следующего уровня.

Важно помнить, что развитие навыков проектного управления менеджеров проектов является ключевым элементом успешного выполнения проектов и достижения поставленных целей.

Спринт 4 «Внедрение структурных изменений процесса реализации проектов»: как системно тратить меньше времени на ключевых шагах?

Один из основных моментов в части оптимизации бизнес-процессов при реализации проектов – это внедрение системных изменений, направленных на сокращение сроков. Сокращение сроков реализации инвестиционных проектов позволяет ускорить достижение целей и как следствие получить запланированную или дополнительную прибыль.

Например:

Если согласование ТЗ по проекту с эффектом 100 млн рублей задержалось всего на 1 день, то недополучение эффекта на EBITDA в текущем периоде составит 274 тысячи. Расчет прост: 100 млн / 365 дней = 274 тыс.

Если же речь идет о высоко бюджетном проекте стоимостью в 2 млрд рублей, то задержка в реализации такого проекта на 1 день даст убыток в 5,5 млн.

Системно тратить меньше времени на ключевых шагах позволяет:

• Создание типовой дорожной карты реализации проекта с определением ключевых этапов и результатов.
• Внедрение цифровых инструментов, дающих возможность в режиме реального времени отслеживать прогресс, распределять роли и ответственность, а также принимать административные решения.
• Определение стандартных показателей эффективности проектов и установление сроков выполнения работ.
• Проведение регулярных ритуалов ускорения и анализа проектов в виде совещаний и обсуждений. Они проводятся для поиска способов ускорения проектов, а также анализа метрик эффективности и сроков выполнения работ.
• Разработка четких KPI проектов, они помогают принимать обоснованные решения по ускорению процесса.

На нашем сайте доступны программы ближайших форумов, списки спикеров и другая информация о наших проектах.

Перейти к мероприятиям

#управлениепроектами #projectmanagement #interforum #interforums